7 aspects que vous avez probablement négligés en développant une activité commerciale en Chine

La Chine offre de nombreuses opportunités pour les entreprises étrangères, même si, en raison de sa complexité, de ses réglementations et de ses changements constants, il est difficile de savoir ce qu'il est conseillé ou nécessaire de faire lorsque l'on a une activité commerciale en Chine continentale.

Capitalisant sur l'expérience de Moore Stephens Consulting et de 1421 Consulting Group (1421), nous avons préparé une liste de 7 aspects qu'un grand nombre d'entreprises étrangères qui ont ou s’apprêtent à lancer une activité en Chine négligent ou oublient.

1. Périmètre d'activité
Le périmètre d'activité est mentionné dans la licence d'activité de chaque entreprise. Vous devez le choisir au début du processus d'enregistrement de votre propre entité et c'est une étape très délicate. Le périmètre d'activité définit les catégories d'activité qu'une entreprise peut exercer et qui sont approuvées par le Bureau de l'Industrie et du Commerce. En Chine, il existe 4 catégories de périmètre d'activité : Courante, Encouragée, Restreinte et Interdite. Pour plus d'informations sur les différentes catégories, veuillez consulter l’article publié précédemment par 1421 sur ce sujet.

Ce que les entreprises ne savent généralement pas, ou ont tendance à oublier, c’est qu'elles peuvent uniquement exercer les catégories incluses dans le périmètre. Ne pas respecter les limites du périmètre d'activité peut donner lieu à une amende équivalente à un an de chiffre d'affaires.

De plus, en Chine, les catégories d'entreprises diffèrent en fonction de chaque périmètre. Il en existe de trois types :

  1. Conseil
  2. Commerce
  3. Production

Chaque type d'entreprise doit remplir certaines conditions pour être constitué. Une société commerciale, étant active dans le commerce, doit généralement déposer une demande de licence d'import-export et par la suite être homologuée auprès des services douaniers. Une WFOE du secteur manufacturier doit avoir un site de production dans une zone autorisée. Ainsi, il est impossible pour une WFOE manufacturière de s'installer dans le centre d'une (grande) ville chinoise.

Tant les sociétés nationales que les entreprises à capitaux étrangers (Foreign-invested enterprise ou FIE), comme les sociétés à capital 100 % étranger (Wholly foreign-owned enterprise ou WFOE) et les joint-ventures (JV), doivent respecter les limites de leur périmètre d'activité. Un bureau de représentation (Representative Office ou RO) en Chine, sachant qu'il peut uniquement représenter le siège social d'une entreprise étrangère, est limité aux activités de commercialisation.

2. Enregistrement des marques
Si vous avez ou envisagez d'avoir une activité en Chine, n'oubliez surtout pas de déposer vos marques ! Vos marques ne sont protégées et ne peuvent être utilisées par d'autres entreprises chinoises que si elles ont été enregistrées en Chine. En cas de violation, vous aurez besoin de preuves sérieuses pour faire comparaître une entreprise chinoise devant un tribunal. L'enregistrement des marques applique le principe du « premier arrivé, premier servi », ce qui signifie que si vous déposez votre demande d'enregistrement aujourd'hui, aucune autre société ne pourra l’enregistrer.

À titre d'exemple, Apple n'avait pas enregistré certaines marques à temps. La société avait oublié d'enregistrer sa marque « iPhone » dans toutes les catégories de marques déposées, ce qui a permis à une entreprise chinoise d'enregistrer la marque iPhone, avant qu’elle ne devienne populaire, pour des sacs en cuir et accessoires. L'enregistrement d'une marque est généralement peu coûteux, mais toute négligence ou encore le rachat de marques déposées auprès d'autres entreprises peut se révéler très onéreux. Nous vous conseillons de consulter les experts en propriété intellectuelle pour qu'ils se chargent de l'enregistrement de vos marques.

3. Conformité avec Hong Kong
Un grand nombre d'entreprises utilisent une société Hong Kong à responsabilité limitée (Hong Kong Limited Company) comme moyen d'accès au marché chinois. Même si elle n'est pas directement impliquée dans vos activités en Chine, il est toujours important de se conformer à la loi de Hong Kong et de maintenir cette entité opérationnelle. Pour qu'une société limitée de Hong Kong reste opérationnelle, vous devez suivre des procédures chaque année, parallèlement à l'audit annuel. Habituellement, les entreprises demandent à des agents d’effectuer ces formalités obligatoires. Si une entreprise effectue l’une d’elles en retard, elle reçoit une amende. Après deux retards, la société pourra être sommée de comparaître devant un juge de Hong Kong et ne sera plus considérée comme étant en règle. Voici les obligations annuelles pour les audits et les inspections de Hong Kong :

  1. Inspection annuelle
  2. Renouvellement du certificat d'activité auprès des autorités fiscales
  3. Renouvellement de la licence annuelle auprès du registre des sociétés de Hong Kong
  4. Déclaration de (zéro) impôt auprès des autorités fiscales
  5. Dépôt de la déclaration d'impôts annuelle
  6. Rapport de vérification des capitaux

Avant la réforme de la loi chinoise sur les sociétés en 2014, un rapport de vérification des capitaux effectué par un cabinet d'expertise comptable local (certified public account ou CPA) était obligatoire pour chaque contribution au capital social. La réforme a aboli cette obligation.

Même si ce n'est pas obligatoire, il est toujours recommandé de préparer un rapport de vérification des capitaux une fois que la totalité du capital de société a été déposé. Pour pouvoir distribuer des dividendes ou faire des demandes de prêt inter-entreprises entre le siège social et les filiales en Chine, vous devrez présenter ce rapport pour démontrer aux autorités que la totalité du capital a été apportée. Sans ce rapport de vérification des capitaux, il est impossible de prouver que cette obligation a été remplie. Étant donné qu'il s'agit d'une procédure peu coûteuse et qui sera certainement obligatoire à l'avenir pour toutes les sociétés, nous vous recommandons de faire rédiger ce rapport.

4. Conservation des tampons de la société
Les tampons jouent un rôle capital dans les entreprises chinoises. Tous les documents officiels, comme les contrats de conseil, les contrats de travail et les lettres de licenciement ne sont pas valables s'ils sont simplement signés par le PDG ou Directeur général. Ils doivent également être tamponnés avec le tampon adéquat. Chaque entreprise chinoise dispose de plusieurs tampons, chacun pour un usage spécifique. Les plus importants sont les suivants :

  1. Tampon de la société
  2. Tampon du représentant légal
  3. Tampon pour factures
  4. Tampon financier

Si la société perd l'un de ces tampons, elle peut se retrouver exposée et doit suivre un long processus pour obtenir de nouveaux tampons. Un grand nombre d'entreprises utilisent une feuille de tampons pour y consigner qui a utilisé un tampon spécifique, à quelle date et à quelle fin. Ainsi, l'employé responsable signe cette feuille à chaque fois qu'un tampon est utilisé. Ce document permet de retracer ce qui a été tamponné et à quelle fin.

5. Contrats de travail chinois
Certaines entreprises font preuve de laxisme dans le renouvellement ou l'exécution des contrats de travail, car la relation employeur-employé se fonde sur la confiance. Nous conseillons à nos clients d'établir des contrats de travail en bonne et due forme. En général, le deuxième renouvellement (c'est-à-dire le troisième contrat signé) est un contrat à durée indéterminée. Toutefois, si l'employeur et l'employé ne signent pas le deuxième ou le troisième contrat de travail directement après l'expiration du précédent, la société peut se trouver exposée à des poursuites judiciaires. Plus précisément, si un employé continue de travailler sans contrat pendant un certain temps, il peut avoir droit à un double salaire pour cette période ainsi qu'à un contrat à durée indéterminée dans l'immédiat.

Pour les raisons susmentionnées, il est important de bien réfléchir à la durée du contrat lorsque vous embauchez un employé. La période de préavis applicable diffère selon la durée des contrats. Ainsi, pour un contrat de trois ans, une période d'essai de six mois peut être fixée. En comparaison, pour un contrat d'une durée d'un an, la période de préavis peut être de seulement 1 mois. Choisir un contrat de travail plus long au départ retarde également le déclenchement d'un contrat à durée indéterminée.

Nous conseillons également à tous les propriétaires d'entreprise de préparer un «manuel de l'employé» (ou bien les règles et réglementations de la société) et de le faire signer par chaque employé. Le «manuel de l'employé» doit être adapté au droit du travail chinois et ne peut pas être la simple traduction littérale de votre règlement de travail européen ou américain. Ce manuel doit clairement définir le travail de tout un chacun et décrire les règles et réglementations spécifiques. Il s'agit de la législation applicable à votre entreprise (China Law Blog, 2016). Pour toute modification de ce manuel, chaque employé doit de nouveau signer ce document afin de démontrer qu'il a lu et compris les règles et réglementations mises à jour.

6. IIT pour les expatriés
Il est relativement facile de déterminer et de calculer l'impôt sur le revenu individuel (individual income tax ou IIT) pour les employés de nationalité chinoise. Tous les employés de nationalité chinoise ne peuvent être payés que par l'intermédiaire d'une entreprise locale chinoise et l'impôt sur le revenu individuel sera calculé sur la base de tous les revenus (internationaux) perçus.

Pour les étrangers, déterminer le taux d'imposition effectif peut se révéler compliqué et surtout très complexe, car il dépend du statut de résident. Il est de plus en plus difficile de déterminer si un étranger doit payer ses impôts dans son pays d'origine ou en Chine, s'il est considéré comme résident fiscal ou encore s'il doit payer des impôts sur ses revenus internationaux.

Nous vous recommandons de consulter un conseiller fiscal, afin de déterminer votre situation fiscale individuelle et d'évaluer le montant d'impôts (et de cotisations sociales) que vous devez payer. Un conseiller fiscal pourra également vous conseiller pour optimiser votre structure fiscale.

7. Qui gère votre compte bancaire ?
Qui a l'autorisation d'utiliser votre compte bancaire en Chine et quelle procédure utilisez-vous au sein de votre entreprise pour le gérer en conséquence ? Les processus de contrôle interne des sociétés étrangères jouent un rôle crucial dans le contrôle de la filiale et ses activités. 

La plupart des banques de Chine offrent la possibilité d'avoir une clé USB pour préparer les paiements et une clé USB pour approuver les paiements. Étant donné que la plupart des systèmes bancaires en ligne des banques chinoises proposent également une version en anglais, il est tout à fait possible pour un représentant légal ou mandataire d'assurer une gestion efficace, qu'il réside en Chine ou à l'étranger. Même si cela crée un niveau supplémentaire dans votre structure financière, il vous permet de sauvegarder vos intérêts financiers en Chine.

Conclusion
Avec ces 7 points, Moore Stephens Consulting et 1421 Consulting Group n’offrent qu’un aperçu général de la question. Être en conformité en Chine, comme dans n'importe quel autre pays, est un processus sans fin. Assurer un suivi continu de votre entreprise, des règles et réglementations, des impôts et des audits nécessite une grande implication et une recherche minutieuse. Nous aidons vos entreprises à gérer ces aspects en Chine. N'hésitez pas à nous contacter pour tout conseil professionnel.

Maxime Van ‘t Klooster (maximevantklooster@1421.consulting) & Michiel Vos (michiel.vos@moorestephens.be)

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