Comment organiser une première consolidation ?

Si la consolidation n’est pas une technique très compliquée en soi, elle requiert néanmoins une certaine compréhension du rapportage et de l’organisation, afin de faire correctement, rapidement et efficacement face aux modifications futures des structures de groupes, du personnel et du rapportage même.

Une préparation adéquate et une organisation solide sont tout aussi importantes pour la réussite d’un processus de consolidation que l’encodage des chiffres et l’exécution des calculs.

Quels sont les préparatifs à respecter pour un processus de consolidation sans heurts ?

1. Une planification rigoureuse

Une consolidation ne se fait pas en deux temps trois mouvements. Elle requiert du temps, de la concertation, des décisions prises tenant compte des évolutions futures.

2. Du personnel formé

Même si le processus est entièrement ou partiellement sous-traité à des tiers, il se déroulera dans de meilleures conditions si le personnel est informé des données à fournir et du but de l’exercice.

3. Des objectifs

La mise sur pieds et l’approche dépendront de l’objectif visé. Veut-on tout simplement remplir les obligations légales (p. ex. lorsque les critères de consolidation sont dépassés), ou souhaite-t-on, en interne, faire évoluer le rapportage de direction d’une analyse de résultats vers des informations de bilan au niveau du groupe ? Des parties externes, comme les banques, peuvent également poser certaines conditions de rapportage de groupe en vue d’un financement.

Il est important de fixer ces objectifs dans une perspective d’avenir.

4. Des règles de valorisation uniformes

Est-ce qu’on vise une consolidation BGAAP ou veut-on évoluer vers un rapportage international avec application des règles IFRS ? Même si on applique les règles comptables BGAAP, il reste à déterminer dans quelle mesure les règles de valorisation fiscale de l’entreprise mère dévient de la valeur économique correcte.

5. Un rapportage de groupe

Faut-il se limiter à la présentation standardisée des comptes annuels consolidés selon BGAAP ou convient-il d’étendre le rapportage à des informations de gestion ou préfère-t-on une approche internationale avec une flexibilité accrue au niveau du plan comptable mais qui exige le traitement des masses d’informations ?

6. Une mise en concordance des relations au sein du groupe

La mise en concordance des relations au sein du groupe ne constitue finalement qu’une partie du processus de consolidation mais l’absence de concordance peut bel et bien le faire capoter. Il est dès lors nécessaire de mettre en place une procédure de concordance où les responsabilités sont définies et les délais fixés clairement.

Sachez qu’une certaine discipline est nécessaire au bon déroulement du processus.

7. Un fichier Excel ou un logiciel de rapportage?

Les petites organisations optent facilement pour Excel, mais il faut savoir qu’Excel a ses limites et qu’il ne peut être sécurisé au même degré qu’un logiciel. Dépendamment de la complexité du groupe (y a-t-il des minorités, y a-t-il des filiales à devises étrangères, est-ce que les règles de valorisation du groupe requièrent d’importantes modifications ?) et de la fréquence des ajustements de la structure du groupe, la mise sur pieds, la sécurisation et la transmissibilité deviendront difficiles en Excel.

8. La mise sur pieds, le test et l’audit d’une première consolidation

Afin de limiter au maximum le stress éprouvé lors du premier rapportage, il est judicieux de tester suffisamment l’utilisation du fichier Excel et/ou du logiciel de consolidation. Présenter au préalable le bilan d’ouverture consolidé à l’auditeur est aussi important, non seulement pour vérification des chiffres mais aussi dans le cadre de l’évaluation de la transparence du processus.

"Matines bien sonnées sont à demi dites". Un bon échéancier, une concertation correcte et une organisation solide constituent des éléments susceptibles de contribuer largement à la réussite de votre première consolidation.

Nos spécialistes en consolidation se feront un plaisir de vous fournir de plus amples renseignements et/ou de vous prêter main forte (cf. le témoignage d’Aminolabs et l’offre d’ateliers et de formations consacrés à la consolidation).  

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