Hoe begint u aan de organisatie van een eerste consolidatie?

Consolideren is een techniek die op zich niet zo ingewikkeld is maar die wel het nodige inzicht vraagt in een rapportering en een organisatie zodat toekomstige wijzigingen van groepsstructuren, van personeel en van rapportering zelf, op een correcte, snelle & efficiënte manier kunnen opgevangen worden.

Een degelijke voorbereiding en een solide organisatie zijn even belangrijk voor het succes van een consolidatieproces dan het invoeren van cijfers en het uitvoeren van berekeningen.

Welke voorbereidingen zijn nodig om een consolidatie proces vlot te laten verlopen?

1. Opzetten van een planning

Een consolidatie zet je niet op in 1-2-3, je hebt er tijd voor nodig, er moet overleg zijn en er moeten beslissingen genomen worden die ook rekening houden met de toekomstige evolutie.

2. Training van het personeel

Zelfs wanneer het consolidatieproces geheel of gedeeltelijk wordt uitgegeven extern, zal het proces vlotter verlopen indien het personeel op de hoogte is van de informatie die moet worden aangeleverd en waartoe ze moet dienen.

3. Vastleggen van de doelstellingen

De opzet en aanpak zal afhankelijk zijn van het doel dat men wil bereiken. Is het enkel de bedoeling om te voldoen aan een wettelijke verplichting (vb. in geval van het overschrijden van de consolidatiecriteria), of wil men intern de management rapportering uitbreiden van een resultaatsanalyse naar balans informatie op groepsniveau? Ook een externe partij, zoals een bank vb. in geval van een financiering, kan bepaalde eisen stellen m.b.t. een groepsrapportering.

Het is belangrijk dat deze doelstellingen worden vastgelegd met een blik op de toekomst.

4. Bepalen van uniforme waarderingsregels

Wordt het een BGAAP consolidatie of wil men evolueren naar een internationale rapportering met toepassing van bv. IFRS regels? Maar zelfs indien men werkt onder BGAAP moet er worden bepaald in welke mate de fiscale waarderingsregels van de moeder afwijken van de correcte economische waarde.

5. Vastleggen van de groep rapportering

Beperkt men zich tot de vastgelegde voorstelling van de BGAAP geconsolideerde jaarrekeningen of moet de rapportering uitgebreid worden met management informatie of verkiest men een eerder internationale aanpak met meer flexibiliteit in het boekhoudplan maar waar veel meer informatie moet verwerkt worden…

6. Organisatie van de afstemming van de intra groep relaties

De afstemming van de intra groep relaties is in feite slechts een deelproces van de consolidatie maar kan een consolidatie proces wel doen mislukken. Het is noodzakelijk om een interne afstemmingsprocedure op te zetten met vastgelegde verantwoordelijkheden en deadlines.

Een zekere discipline opleggen is noodzakelijk om een vlot verloop te garanderen.

7. Keuze tussen Excel en een rapporteringssoftware

Kleinere organisaties kiezen heel gemakkelijk voor Excel, maar moeten zich wel realiseren dat ook Excel zijn beperkingen heeft en dat het zeker niet in dezelfde mate kan beveiligd worden als een software. Afhankelijk van de complexiteit van de groep (d.w.z. zijn er minderheden, zijn er verschillende vreemde valuta dochters, moeten er veel aanpassingen gebeuren voor toepassing van de groepswaarderingsregels) en ook van de frequentie van de wijzigingen van de groepsstructuur, zal de opzet, beveiliging en overdraagbaarheid van een Excel proces moeilijker worden.

8. Opzet, testen en audit van een eerste consolidatie

Om alle stress op het moment van de officiële rapportering te beperken is het aangewezen om vooraf de opzet van de Excel file en/of consolidatiesoftware voldoende te testen. Ook een eerste review vooraf van de geconsolideerde openingsbalans door de auditor is belangrijk, niet alleen voor de cijfers maar voor de evaluatie van de transparantie van het proces.

"Goed begonnen, is half gewonnen" is hier zeker van toepassing. Met een goeie timing, een degelijk overleg en een solide organisatie wordt die eerste consolidatie een succesverhaal.

Meer specifieke informatie en/of assistentie is altijd te verkrijgen bij onze consolidatie specialisten (zie ook de Testimonial van Aminolabs en het aanbod aan consolidatieworkshops en trainingen).  

Hoe aftrekbaar zijn uw restaurantkosten?Download de fiscale gids

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief