Hoe kan Sopfi u helpen in tijden van PVF? 10 praktijkbevindingen

Sopfi werd gelanceerd in september 2017 als softwareoplossing voor de Persoonsvolgende Financiering (PVF). Inmiddels hebben meer dan 30 voorzieningen gekozen voor de PVF-oplossing Sopfi om hen te ondersteunen bij de transitie van hun financieel management naar een nieuw tijdperk. Aanvullend hebben we een tiental voorzieningen mogen begeleiden in een kort maar intensief adviestraject om de nodige stappen gestructureerd te maken.

Een half jaar later maken we een eerste status op en is er veel geleerd en bereikt. Er is volop ervaring opgedaan: de eerste budgetten zijn opgemaakt in de tool, simulaties en optimalisaties hebben de eerste resultaten verbeterd, contracten zijn opgesteld op basis van helder gedefinieerde diensten, pakketten en goed onderbouwde aanrekenprijzen.

We zijn verheugd dat twee Sopfi gebruikers in een persoonlijke testimonial hun ervaringen met u willen delen. Graag laten we Bruno De Maeyer van VZW Flegado en Ann Taelemans van OZC-Sint Vincentius aan het woord:

We nemen ook graag zelf de gelegenheid om een aantal bevindingen uit deze trajecten met u te delen.

1. De transitie naar PVF wordt aangegrepen de bestaande portfolio strategisch te (her)oriënteren
De voorzieningen die een traject met ons doorlopen maken de omschakeling naar de nieuwe financiering in de geest van sociaal ondernemerschap. De wijze waarop ze de kanteling maken en de invalshoek van waaruit ze dit doen verschilt van voorziening tot voorziening. Het uitgangspunt is wel telkens het streven naar goede kwaliteitsvolle zorg, binnen een financieel gezond en duurzaam kader. Daarbij beperken voorzieningen zich niet tot enkel het vertalen van de bestaande werking naar diensten, maar wordt de transitie ook aangegrepen om de zorg te herdefiniëren. Er worden diensten vormgegeven rond cliëntengroepen en zorgvragen, bestaande diensten worden in vraag gesteld en nieuwe worden toegevoegd.
 

2. De PVF context vraagt om explicitering van diensten en pakketten: diensten aanbieden is niet langer vrijblijvend meer
Het huidige en toekomstige aanbod wordt vertaald naar helder transparant omschreven en duidelijk gedefinieerde diensten en pakketten. De vertaling van de vraag naar het aanbod wordt gemaakt met een groeiend bewustzijn dat de dienstverlening niet langer vrijblijvend is. Als een bepaalde frequentie en type dienstverlening worden afgesproken, verwachten cliënten ook dat ze dit zo krijgen en worden voorzieningen hier letterlijk en figuurlijk op afgerekend. Pragmatische aanpassingen in het aanbod voor bijvoorbeeld het opvangen van ziekte van personeel, zoals gekend in het verleden, zijn hierbij niet meer vanzelfsprekend. Dit maakt dat de nodige (her)overwegingen gemaakt worden over wat wordt aangeboden en welke garanties en marges daarbij horen.
 

3. PVF-budgettering als driver voor de analytische vormgeving van de boekhouding
Vanuit de definitie van diensten en pakketten kunnen kosten worden gealloceerd en kostprijzen worden bepaald. Dit vraagt om het gestructureerd toewijzen en verdelen van kosten. Dit is een intensieve, maar lonende oefening. Uit het gebruik van de kostprijscalculatie op basis van activiteiten, zoals ingebed in de Sopfi tool, vloeit intuïtief een analytisch georganiseerde boekhouding. Ook voorzieningen die al een stap gemaakt hadden naar een analytische boekhouding leren uit deze oefening welke volgende stappen ze nog dienen te zetten. Zo is het herordenen van kosten, naar bijvoorbeeld afdelingen, niet specifiek genoeg om te komen tot kostprijzen per dienst.
 

4. Solidariteit versus individuele vrijheid: vrijheid in verbondenheid
Kosten worden toegerekend en aanrekenprijzen geformuleerd waarbij telkenmale de balans wordt gezocht tussen de onderlinge solidariteit enerzijds en de individuele keuze van cliënten anderzijds. Bepaalde diensten worden simpelweg onbetaalbaar als hier geen solidaire bijdrage voor wordt gevraagd. Overigens is deze solidaire bijdrage vaak zeer goed beleidsmatig te onderbouwen, zoals de beschikbaarheidsfunctie van de brandweer, waarbij de dienst beschikbaar is als nodig.

5. Geen één op één match tussen kost/aanrekenprijzen en contractuele punten
Als kosten in beeld gebracht zijn, wordt het mogelijk het zorgverbruik van cliënten te vertalen in punten. De aan te rekenen punten worden vooralsnog veelal berekend binnen het kader van het vangnet waarbij alle contractuele punten door bestaande cliënten worden ingebracht. Uiteraard correleren kosten en contractuele punten met elkaar. Toch leert onze ervaring dat de punten die de cliënten historisch contractueel binnen brengen vaak toch nog verschillen van de kost die de voorziening hiervoor moet maken. Deze verschillen gaan verder dan de gekende parameters zoals zorgzwaarte of aanwezigheid/frequentie waarop prijzen perfect kunnen worden gebaseerd. De verschillen kunnen uiteraard worden verkleind door onderlinge prijsverschuivingen en een alternatieve definiëring van diensten en de Sopfi oplossing kan het effect hiervan perfect berekenen en simuleren. Dit wordt evenwel nooit een nuloperatie. Het is een vraagstuk voor de voorzieningen om (in samenspraak met het VAPH) te onderzoeken hoe het mogelijk verlies aan punten (omdat cliënten de punten niet hebben of omdat er te weinig punten gevraagd worden) naar de toekomst moet worden opgevangen zonder af te doen aan het huidige niveau van dienstverlening.

6. Het persoonsvolgend budget waardeert de diensten niet per se naar hun kosten
Uit de begeleidingen tekent zich een beeld af waar er terugkerende verschillen worden gevonden tussen de kosten en contractuele punten voor specifieke typen zorg. We zien bijvoorbeeld bij veel voorzieningen dat de cliënt de individuele begeleiding niet met zijn contractuele punten kan betalen, als deze kosten volledig worden doorgerekend. Dit kan opgevangen worden door te schuiven met prijzen en dit verschil terug te verdienen op andere diensten waarvoor wel punten beschikbaar zijn. Vanuit het streven naar duurzaamheid dienen dergelijke beleidskeuzes wel doordacht en integraal denkend genomen te worden, waarbij bijvoorbeeld een investering wordt gedaan naar de individuele begeleiding om de toestroom te garanderen naar het bredere dienstenportfolio.
   

7. Flexibiliteit voor de cliënt vraagt elasticiteit van de voorzieningen
Er wacht nog een grote uitdaging voor de voorzieningen om de flexibiliteit van de cliënt te vertalen naar wendbaarheid van de voorziening. Een voorbeeld hiervan is de nijpende problematiek van de 10% zelf te besteden punten. Mochten alle cliënten hier beroep op doen is de rekensom niet ingewikkeld, maar vraagt dit om 10% reductie van het personeelsbestand met gelijke terugval in het dienstenaanbod. Een mogelijk onbedoeld neveneffect maar met potentieel grote consequenties voor de korte termijn. Het is een uitdaging voor de voorzieningen om te anticiperen op de nieuwe mogelijkheden voor de cliënten zonder dat dit de duurzaamheid van de voorziening schaadt.
 

8. Transparante communicatie met de klant voor wederzijds inzicht en vertrouwen
De intake module zoals ontwikkeld in de Sopfi oplossing blijkt een interessant instrument in de communicatie met de gebruiker. De intake module geeft transparantie in (kost)prijzen en in de samenstelling van pakketten. In diverse voorziening hebben we kunnen zien hoe dit succesvol is ingezet in gesprekken tussen voorziening en cliënten(organisaties). Deze transparantie leidt tot wederzijds inzicht en vertrouwen.

9. Zorg en administratie werken in de PVF begeleiding samen aan de toekomst van de voorziening
De ervaring leert ons dat, mits de juiste personen betrokken worden, de PVF transitie verschillende disciplines dichter bij elkaar brengt en ze beter in staat stelt krachten te bundelen om samen te werken aan de toekomst van de voorziening. Zo zien we hoe zorg en administratie/financiën elkaars taal leren begrijpen en beter in staat zijn om vanuit een integrale visie aan een duurzame toekomst voor cliënten en voorzieningen te bouwen.

10. Sopfi niet alleen een budget tool maar ook geschikt voor het ontwikkelen van business cases
De eerste business cases voor zorginnovatie zijn ondertussen ingebouwd in de software oplossing. Sopfi -dat hier niet perse voor werd ontwikkeld- blijkt een prima instrument om gestructureerd de mogelijkheden van uitbreiding of vernieuwing van de dienstverlening door te vertalen naar getallen. Tot zover in het kort een opsomming van onze ervaringen. Met u ontdekken wij de weg(en) naar het beste (financieel) management in tijden van PVF. De Sopfi oplossing is nog continu in ontwikkeling en dagdagelijks streven we naar de best mogelijk ondersteuning en ontwikkelen we de tool verder om in te spelen op de ontwikkelingen in bijvoorbeeld regelgeving als ook de wensen van u, de gebruikers.

Self Service Master Data Management
Good data = Good Supply Chain
Klantvraag Een toonaangevend farmaceutisch bedrijf, dat wereldwijd producten levert in medische domeinen zoals virologie, oncologie, infectieziekten en hart- en vaatziekten, vroeg ons om hen te helpen met de manier waarop ze gegevensbeheer organiseren. In een sterk gereglementeerde sector zoals de farmaceutische sector, net zoals in veel andere industrieën, zijn de datavolumes de
ESF lanceert drie nieuwe oproepen
Waar vindt u dat extra budget voor organisatieontwikkeling?
Het Europees Sociaal Fonds (ESF) daagt werkgevers uit om projecten op te zetten in het kader van organisatieontwikkeling. Recent werden er drie oproepen gelanceerd: Duurzaam Loopbaanbeleid, Anders Organiseren en Opleidingen in Bedrijven. Wij staan u graag bij in het uitwerken en indienen van uw projectideeën. Wat houden deze oproepen in? Wat zijn onze troeven? Wij bieden meerwa
Testimonial
Ann Taelemans (Algemeen Directeur Sint-Vincentius): “Onze manier van werken & de link tussen het zorgaanbod en inzet van middelen en personeel is nu duidelijker voor iedereen"
Ongeveer een half jaar geleden lanceerde Moore Stephens Belgium de "Sopfi" oplossing als antwoord op de Persoonsvolgende Financiering (PVF). Sopfi ondersteunt in de transitie naar de nieuwe vraaggestuurde financiering en de verdere professionalisering van het financieel management van de voorzieningen. Een kwaliteitsvol zorgaanbod steunt namelijk op slimme strategische keuzes, een adequate budgett
Testimonial
Bruno De Maeyer (Gedelegeerd Bestuurder Flegado): "Dankzij Sopfi meer inzicht in de kostprijs van onze voorziening en de afzonderlijke diensten"
Ongeveer een half jaar geleden lanceerde Moore Stephens Belgium de "Sopfi" oplossing als antwoord op de Persoonsvolgende Financiering (PVF). Sopfi ondersteunt in de transitie naar de nieuwe vraaggestuurde financiering en de verdere professionalisering van het financieel management van de voorzieningen. Een kwaliteitsvol zorgaanbod steunt namelijk op slimme strategische keuzes, een adequate budgett
Opstart van nieuwe functie ‘Operations Support Engineer’
Optimalisatie van productieomgeving bij Grada International
Opstart van nieuwe functie Operations Support Engineer Klantvraag Grada International, opgericht in 1963, is een gevestigde waarde in de wereld van ventilatie en airconditioning. Het bedrijf produceert meer dan 22.000 producten op het gebied van luchtverdeling. Dankzij de hoogwaardige afwerking, korte levertermijnen en uitstekende klantenservice heeft Grada International zich gepositioneerd al
Herinrichting magazijn in Lebbeke
Logische flow in supply chain bij Caroline Biss
Klantvraag Caroline Biss -een Belgisch familiebedrijf uit Lebbeke- maakte aanvankelijk jurken voor de grootdistributie. Vandaag brengen ze klassevolle damesmode en staat het bedrijf voor tijdloze elegantie. Naast de productie (met twee eigen fabrieken in Bulgarije), hebben ze ook het transport in eigen hand. Door een significante groei in omzet, namen ook de activiteiten binnen de organi
Industrie 4.0 in Actie
Een terugblik op CIMCIL Symposium 2017
“The science fiction of yesterday is becoming the reality of today”. Met deze slagzin lanceerde Dirk Roelens het tweede CIMCIL Symposium.
Productieproces volledig afgestemd op de noden van de klant
Volvo Car Gent neemt de productie van dashboards in eigen handen
Klantvraag Na 30 jaar van outsourcing koos Volvo Car Gent er in zijn huidige car line portfolio voor om enkele onderdelen opnieuw binnenshuis te produceren. In 2014 besliste het bedrijf al om de productie van de tunnelconsoles en dakbekleding opnieuw intern te organiseren, iets wat voordien bij Johnson Controls Automotive in Assenede gebeurde. In 2016 moest in allerijl ook de productie van de
We lichten kort de wijzigingen toe
De hernieuwde ISO-normen
In 2015 werd de ISO-norm voor het borgen van kwaliteitsmanagementsystemen hernieuwd van ISO 9001:2008 naar ISO 9001:2015. Dit artikel licht kort de wijzigingen toe.
Bevlogen medewerkers is het ideaalbeeld
Duurzaam loopbaanbeleid in Hof ter Welle: inzetten op de zorg voor de medewerkers
Hof Ter Welle is een erkende organisatie ‘Bijzondere Jeugdzorg’. Ze organiseert opvang en begeleiding voor 95 jongeren en hun gezinnen in problematische opvoedingsomstandigheden. Hof ter Welle beschikt over een gedifferentieerd aanbod dat contextbegeleiding, dag begeleiding, begeleiding autonoom wonen, kamertraining en residentiële opvang bevat. De 65 medewerkers geven elke dag het beste van

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief