Werken met zelfstandigen: aandachtspunten voor de zelfstandige samenwerkingsovereenkomst

Samenwerken met een zelfstandige dienstverlener is voor de meeste ondernemingen dagdagelijkse praktijk. Het is dan ook een zeer flexibele en eenvoudige wijze van samenwerken, en biedt beide partijen vele opportuniteiten. Hoe de zelfstandige samenwerking er uitziet, hangt af van de sector en van de vorm van de samenwerking, of men bijvoorbeeld kiest voor onderaanneming versus een partnerschap op gelijke voet. De zelfstandige samenwerkingsovereenkomst die gesloten wordt tussen de partijen is een zeer belangrijk maar ook een nuttig instrument. Ze verduidelijkt niet alleen de verwachtingen en afspraken, maar bouwt daarnaast ook de nodige bescherming in. Bij iedere vorm van  samenwerking met een zelfstandige dienstverlener dienen er een aantal aandachtspunten en te vermijden valkuilen in acht te worden genomen waarvan wij de voornaamste nog eens op een rij zetten.

Schijnzelfstandigheid
Er is sprake van schijnzelfstandigheid wanneer personen het sociaal statuut van een zelfstandige dienstverlener aannemen terwijl ze in werkelijkheid hun beroepsactiviteit onder het gezag van hun medecontractant / opdrachtgever uitoefenen. De grens tussen een zelfstandige samenwerking en het ondergeschikte statuut van een werknemer is vaak zeer vaag maar de gevolgen bij een eventuele herkwalificatie, bijvoorbeeld op initiatief van de RSZ, zullen zeer groot zijn.

Het is dan ook essentieel om van bij de start van de samenwerking voldoende aandacht te besteden aan de wijze waarop de samenwerking wordt gestructureerd en de samenwerkingsovereenkomst wordt opgesteld. Het uitgangspunt is dat partijen in principe vrij zijn de aard van hun samenwerkingsrelatie te kiezen. De gezamenlijke wil van de partijen evenals de wijze waarop deze in de overeenkomst wordt uitgedrukt, is aldus zeer belangrijk. Evenwel zal in het geval van een tegenstrijdigheid tussen de kwalificatie die de partijen aan de overeenkomst hebben gegeven enerzijds en de kwalificatie zoals deze blijkt uit de feitelijke wijze waarop de partijen samenwerken anderzijds, deze laatste kwalificatie voorrang hebben. Er zal dus kunnen worden overgegaan tot een herkwalificatie van de overeenkomst indien de feitelijke uitvoering niet strookt met de kwalificatie die de partijen aan hun overeenkomst hebben gegeven.

De arbeidsrelatiewet van 27 december 2006 voorziet in 4 algemene criteria om de arbeidsrelatie vast te stellen:

  • De wil van de partijen zoals die in de overeenkomst is uitgedrukt;
  • De vrijheid van organisatie van de werktijd;
  • De vrijheid van organisatie van het werk;
  • De mogelijkheid om een hiërarchische controle uit te oefenen.

Gelet op het feit dat de wil van de partijen primeert in het kader van deze algemene criteria, is de tekst van de samenwerkingsovereenkomst essentieel.

Voor bepaalde sectoren (de bouw, bewaking, transport, schoonmaak, landbouw en tuinbedrijf) werd er bovendien een lijst opgesteld van 9 specifieke criteria die het vermoeden in het leven roepen van het bestaan van een arbeidsovereenkomst. Deze specifieke criteria hebben voornamelijk betrekking op de economische (on)afhankelijkheid van de partijen. Indien een zelfstandige samenwerking wordt geherkwalificeerd tot een arbeidsovereenkomst, zal de opdrachtgever daar de zware gevolgen van dragen. De opdrachtgever, thans werkgever, zal moeten instaan voor de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen, dit zowel de werkgeversbijdragen als de werknemersbijdragen. Daarnaast zijn er op de achterstallige sociale zekerheidsbijdragen forfaitaire verhogingen van 10% en interesten (7%/jaar) verschuldigd. De RSZ kan hiervoor drie jaren teruggaan in de tijd.

Naast de RSZ zal evenwel ook de werknemer verscheidene vorderingen kunnen instellen ten opzichte van zijn werkgever/opdrachtgever en dit voor onder meer een opzeggingsvergoeding, achterstallig vakantiegeld, loon voor feestdagen, eindejaarspremie, minimumloon, etc.Tot slot kunnen er administratieve of strafrechtelijke sancties worden opgelegd in toepassing van het sociaal strafwetboek.

Verbod op terbeschikkingstelling
Terbeschikkingstelling is de situatie waarbij een werknemer wordt uitgeleend door zijn werkgever aan een derde (klant - gebruiker) die gebruik maakt van de diensten van deze werknemer en over hem enig gedeelte van het gezag uitoefent dat toekomt aan de werkgever. Het is niet toegelaten om het werkgeversgezag over een werknemer over te dragen. Zolang er geen overdracht van werkgeversgezag plaatsvindt, is er ook geen sprake van een ter beschikkingstelling van werknemers. Evenwel is in de praktijk het onderscheid tussen het al dan niet overdragen van werkgeversgezag niet altijd duidelijk.

Bepaalde tussenkomsten van de derde (klant) zijn geen uitoefening van werkgeversgezag en zijn dan ook perfect mogelijk. In die zin zijn alle instructies met betrekking tot het welzijn op het werk toegelaten. Een derde (klant - gebruiker) die beroep doet op een zelfstandige dienstverlener mag steeds aan de werknemers van die zelfstandige dienstverlener instructies geven m.b.t. de welzijnsvoorschriften die gelden in zijn bedrijf (vb. veiligheidsinstructies).

Er kunnen ook technische of operationele instructies worden gegeven door deze derde (klant - gebruiker) indien zij voldoen aan een aantal cumulatieve strikte voorwaarden:

  • Er dient een geschreven overeenkomst te bestaan tussen de derde (klant - gebruiker)  en de dienstverlener (effectieve werkgever van de betrokken werknemers);
  • ​In deze overeenkomst wordt een uitdrukkelijk gedetailleerd overzicht opgenomen van de te geven instructies;
  • Deze instructies mogen geen uitholling van het werkgeversgezag noch een wezenlijke inmenging betekenen, dit wil zeggen dat het instructierecht niet verder mag gaan dan wat nodig is voor de goede uitvoering van het werk of de opdracht in het kader van de aannemingsovereenkomst.

Het is aldus essentieel dat men voorafgaand aan de samenwerking met een zelfstandige dienstverlener nagaat of er een risico op terbeschikkingstelling bestaat en dat er in ieder geval een gedetailleerde overeenkomst wordt opgemaakt waarbij alle mogelijke technische en operationele instructies die kunnen gegeven worden in het kader van de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst worden beschreven. De voornaamste uitzonderingen op dit algemeen verbod van terbeschikkingstelling zijn onder meer uitzendarbeid en samenwerkingen tussen ondernemingen van eenzelfde economische en financiële entiteit, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.

Indien er een verboden terbeschikkingstelling wordt vastgesteld, wordt de relatie tussen de werknemer van de zelfstandige dienstverlener en de derde (klant-gebruiker) beschouwd als arbeidsrelatie. Hierdoor komt er automatisch een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur tot stand naast de bestaande arbeidsovereenkomst tussen de betrokken werknemer en de zelfstandige dienstverlener (zijn oorspronkelijke werkgever). Ten gevolge hiervan zullen zowel de derde (klant - gebruiker) als de zelfstandige dienstverlener hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de betaling van sociale bijdragen, lonen, en alle vergoedingen en voordelen die voortvloeien uit de arbeidsrelatie, met inbegrip van eventuele opzeggingsvergoedingen. Daarnaast kunnen er administratieve of strafrechtelijke sancties worden opgelegd in toepassing van het sociaal strafwetboek.

Indien er een samenwerkingsovereenkomst wordt gesloten met een zelfstandige dienstverlener die zelf eveneens werknemers tewerkstelt, geven wij hierbij een aantal tips mee:

  • Stel steeds een gedetailleerde overeenkomst op waarin onder meer in detail de inhoud van de richtlijnen en instructies wordt beschreven, wie (vb. functie van deze persoon) deze instructies kan geven en in welke vorm zij zullen worden gegeven.
  • Zorg ervoor dat er geen uitholling is van het werkgeversgezag. Er dient een duidelijk onderscheid gemaakt te worden tussen instructies omtrent bijvoorbeeld de keuze van het werkmateriaal, de technische uitvoering van het werk en anderzijds bijvoorbeeld het opleggen van sancties, het evalueren van een werknemer, etc.
  • Zorg ervoor dat werknemers van uw zelfstandige dienstverlener niet mee in uw intern organigram zijn opgenomen, dat zij niet worden vermeld op de interne telefoonlijst, dat zij niet op dezelfde wijze als uw werknemers hun vakantieaanvraag dienen in te dienen;
  • Geef duidelijke richtlijnen aan de leidinggevenden, zodat de praktijk op de werkvloer/werf overeenstemt met de theorie en de opgemaakte samenwerkingsovereenkomst. 

Welzijnswetgeving
In zelfstandige samenwerkingsovereenkomsten wordt vaak de regelgeving inzake welzijn op het werk over het hoofd gezien. De welzijnswetgeving verplicht de werkgever die in zijn onderneming een beroep doet op zelfstandige dienstverleners (aannemers of onderaannemers), te waken over de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften voor en door de werknemers van de zelfstandige dienstverleners (aannemers of onderaannemers).

De werkgever/opdrachtgever moet in ieder geval zelfstandige dienstverleners weren waarvan hij kan weten dat zij de verplichtingen i.v.m. het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk niet respecteren. In de samenwerkingsovereenkomst moet worden voorzien dat:

  • De zelfstandige dienstverlener zich ertoe verbindt zijn verplichtingen inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, die eigen zijn aan de onderneming waar de werknemers werkzaamheden komen uitoefenen, na te leven en door zijn onderaannemers te doen naleven;
  • Indien de zelfstandige dienstverlener deze verplichtingen niet of gebrekkig naleeft, de werkgever zelf de nodige maatregelen kan nemen, eventueel indien de overeenkomst zulks bepaalt, op kosten van de zelfstandige dienstverlener;
  • De zelfstandige dienstverlener die een beroep doet op onderaannemers voor het uitvoeren van werkzaamheden in de onderneming van de werkgever zich ertoe verbindt deze voorgaande bedingen eveneens mee op te nemen in de overeenkomsten met zijn onderaannemers. 

Besluit
Indien er wordt gewerkt met een zelfstandige samenwerking op basis van ondernaanneming of een gelijk partnerschap, is het steeds aangewezen om de samenwerkingsrelatie vooraf én tussentijds grondig te analyseren en de principes en details ervan vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst. Naast de in dit artikel beschreven algemene aandachtspunten zijn er uiteraard nog tal van aandachtspunten dewelke vaak sectorgebonden zijn, bijvoorbeeld de hoofdelijke aansprakelijkheid voor sociale- fiscale- en loonschulden.

Maar de samenwerkingsovereenkomst biedt naast het beschermen van de partijen en afdekken van de risico’s ook de mogelijkheid om te anticiperen op toekomstige geschillen door bijvoorbeeld de nodige regelingen te treffen omtrent het verbod op concurrerende handeling, het afwerven van cliënteel, de bescherming van IP, het vaststellen van de wijze waarop de overeengekomen vergoeding zal worden geëvalueerd, op welke wijze de overeenkomst zal worden beëindigd, etc.

Een geliefde controlestructuur
De almachtige zaakvoerder van een burgerlijke maatschap : altijd fictie geweest ?
De burgerlijke maatschap is al lang een geliefde controlestructuur bij vermogensplanners. In veel gevallen willen schenkers hun vermogen niet volledig uit handen geven en wensen zij toch nog een zekere controle te behouden over hetgeen ze schenken. Zeker bij de overdracht van familiale vennootschappen willen de schenkers (vaak ouders of familieleden) nog steeds zeggenschap houden over de gang van
Het fiscale kader
Subsidies in de vennootschap: vrijgesteld of niet?
In het artikel van onze collega’s van Strategy en Operations werden kort enkele subsidies omschreven. Ze gaven daarbij aan u en uw vennootschap te kunnen bijstaan voor wat betreft subsidiebegeleiding van A tot Z.1In het kader hiervan bespreken we graag het fiscale kader rond subsidies: hoe worden de ontvangen subsidies fiscaal behandeld binnen de vennootschap? Zijn deze subsidies vrijgestel
Recht op btw-aftrek mogelijk voor kosten gemaakt bij de aankoop van aandelen
Het Ryanair arrest
Ook recht op btw-aftrek mogelijk voor kosten gemaakt bij de aankoop van aandelen indien koop finaal niet (volledig) plaatsvindt Het Europees Hof van Justitie bevestigde recent dat de btw over kosten gemaakt met betrekking tot de verwerving van aandelen aftrekbaar kan zijn, zélfs indien de verwerving uiteindelijk niet (volledig) wordt verwezenlijkt. Hiermee bevestigt het Hof van Justitie opnieu
Het kan een groter fiscaal voordeel opleveren
De investeringsaftrek: een illustratie van de opties
Ondernemingen en natuurlijke personen krijgen de mogelijkheid om hun belastbare winst te verminderen met een deel van de aanschaffings- of beleggingswaarde van investeringen.
Waardering vruchtgebruik
Nu ook klopjacht op verkoop van vruchtgebruik?
In voorgaande edities is al geschreven over de waardering van het vruchtgebruik bij de verwerving van onroerende goederen, maar er duiken de laatste tijd ook regelmatig berichten op over controles op de waardering van het vruchtgebruik bij de doorverkoop. De rechtspraak heeft echter tot nu toe het standpunt van de belastingplichtige gevolgd. Situatieschets Er is sinds enkele jaren heel wat te
De arbeidsmarkt van de toekomst
Flexibel onbelast (bij)verdienen
In België kennen we drie wettelijke sociale statuten, (i) de werknemer, (ii) de zelfstandige en (iii) de ambtenaar. Evenwel wordt vaak de vraag gesteld of deze opdeling nog afgestemd is op de snel evoluerende arbeidsmarkt waarin flexibiliteit vereist wordt en er heel wat mensen kiezen voor een ‘freelance–statuut’ of verscheidene statuten wensen te combineren. Voka pleitte in dit kader re
Vlabel spreekt verzoenende taal
Zorgt de daling van de Vlaamse verkooprechten voor een stijging van de kosten bij aankoop vruchtgebruik?
De recente tariefdaling (naar 7,00%) voor aankopen van gezinswoningen gaat gepaard met een aantal voorwaarden. Zo moet de koper een natuurlijk persoon zijn.
Belangrijke gevolgen voor burgerlijke vennootschappen en tijdelijke handelsvennootschappen
Hervorming van het ondernemingsrecht
De wet van 15 april 2018 houdende hervorming van het ondernemingsrecht treedt in werking op 1 november 2018. Deze wet introduceert een nieuw en ruim begrip “onderneming”. Hieronder worden enkele in het oog springende gevolgen toegelicht.  De burgerlijke vennootschap verdwijnt  Vanaf 01 november 2018 verdwijnt het onderscheid tussen de burgerlijke en de handelsvennootschap uit het
Wat zijn de gevolgen?
Vlabel teruggefloten door Raad van State inzake de gesplitste verkrijging en inschrijving van blote eigendom en vruchtgebruik
Na een jarenlange betwisting tussen belastingplichtigen en Vlabel, heeft de Raad van State het standpunt van Vlabel vernietigd.
Beperking van het aantal vennootschapsvormen
Help, mijn vennootschapsvorm bestaat binnenkort niet meer!
Het WVV is op komst Op 4 juni 2018 werd het “wetsontwerp tot invoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen” ingediend in de kamer, waarmee we aan de vooravond staan van de grootste hervorming van het vennootschapsrecht sinds de invoering van de gecoördineerde wetten op de handelsvennootschappen de dato 30 november 1935. Deze grondige hervorming van het vennootschapsrecht g
Hoe aftrekbaar zijn uw restaurantkosten?Download de fiscale gids

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief