De noodzaak van een correcte inschrijving in de kruispuntenbank voor ondernemingen

Elke onderneming heeft er belang bij haar  inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) up to date te houden. De KBO is een centraal register van de FOD economie waarin alle basisgegevens van ondernemingen en hun vestigingseenheden worden verwerkt. De gegevens in de KBO worden verspreid naar de verschillende overheidsdiensten (BTW, RSZ, belastingkantoren,….). 

Wie moet zich inschrijven in KBO?  
Elke ondernemer of onderneming moet zich inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) vooraleer er economische activiteiten mogen worden ontwikkeld. De volgende ondernemingen moeten zich inschrijven in de KBO:

  • de rechtspersonen naar Belgisch recht;
  • de vestigingen, instanties en diensten naar Belgisch recht die opdrachten van algemeen nut of verbonden met de openbare orde uitvoeren en over een financiële en boekhoudkundige autonomie beschikken, onderscheiden van deze van de rechtspersoon naar Belgisch publiek recht waarvan ze afhankelijk zijn;
  • de rechtspersonen naar buitenlands of internationaal recht die in België beschikken over een zetel of die zich dienen te registreren in uitvoering van een door de Belgische wetgeving opgelegde verplichting;
  • iedere natuurlijke persoon, die in België als onafhankelijke entiteit:
    - een economische en beroepsmatige activiteit gewoonlijk, hoofdzakelijk of aanvullend uitoefent
    - of die zich dient te registreren in uitvoering van een door de Belgische wetgeving opgelegde verplichting;
  • de verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid die zich dienen te registreren in uitvoering van een door de Belgische wetgeving opgelegde verplichting;
  • de vestigingseenheden van de bovenvermelde ondernemingen. 

Bij inschrijving in de KBO krijgt elke onderneming een ondernemingsnummer. Dat is een uniek identificatienummer per natuurlijke persoon of rechtspersoon, bestaande uit tien cijfers, meestal beginnend met een 0 en gevolgd door negen cijfers die tevens gelden als btw-nummer. Het gebruik van het ondernemingsnummer is wettelijk verplicht. 

Basisgegevens én alle activiteiten
De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) bevat alle basisgegevens van ondernemingen en hun vestigingseenheden. Naast alle feitelijke gegevens van de onderneming (naam, adres, …), moet bij de inschrijving in de KBO ook aangegeven worden welke activiteiten zullen worden ontwikkeld. Dit gebeurt via de zogenoemde Nacebel-codes. Met behulp van KBO Public Search kan online de publieke gegevens van elke geregistreerde onderneming en vestigingseenheid in de KBO opgezocht en geraadpleegd worden. Onjuiste of onvolledige gegevens kunnen leiden tot verkeerde conclusies bij de overheidsdiensten en verrassende kosten. 

Welke gevolgen van onjuiste of onvolledige inschrijving in de KBO?  

Geldboetes 
Er zijn geldboetes voorzien voor ondernemingen waarvan de gegevens niet correct staan vermeld in de KBO. Gelukkig worden deze zelden opgelegd. De onderneming beschikt over een periode van dertig dagen na het versturen van het schrijven om bij de erin aangewezen dienst over te gaan tot de gevraagde inschrijving, de wijziging of doorhaling. Indien de onderneming de formaliteiten niet vervult tijdens de toegekende termijn, kan de beheersdienst overgaan  tot de doorhaling van ambtswege van de onjuiste gegevens.  

Onontvankelijkheid van rechtsvorderingen
De gevolgen van een onjuiste of onvolledige inschrijving in de KBO kunnen verstrekkend zijn. Het Wetboek Economisch Recht (WER) legt immers bepaalde regels op waaraan de dagvaarding en de vordering moeten voldoen. Deze regels kunnen kort samengevat worden als volgt:

  • het ondernemingsnummer van de eisende partij moet vermeld worden op de dagvaarding; indien dat niet het geval is, zal de rechtbank een uitstel verlenen om de eiser de mogelijkheid te bieden om aan te tonen dat hij wel degelijk was ingeschreven in de KBO; indien de eiser niet kan aantonen dat hij op de datum van het inleiden van de vordering was ingeschreven in de KBO, wordt zijn vordering als onontvankelijk afgewezen;
  • wanneer de onderneming is ingeschreven in de KBO, maar haar vordering is gesteund op een activiteit waarvoor die onderneming op de datum van de inleiding van de vordering niet is ingeschreven in de KBO of die niet valt onder het maatschappelijk doel waarvoor de onderneming op deze datum is ingeschreven, is de vordering van die onderneming eveneens onontvankelijk. 

Concreet: Een onderneming die activiteiten voert waarvoor er geen inschrijving is in de KBO, zal zich niet tot de rechter kunnen wenden om betaling te bekomen van haar prestaties. De rechtbank neemt geen kennis van de grond van de zaak en zal zich beperken tot het ontoelaatbaar verklaren van de eis. Hoewel de rechtsvordering – mits regularisatie van de inschrijving – opnieuw ingesteld kan worden, dient de onderneming de gerechtskosten te dragen. 

RSZ verminderingen 
Sedert 1 juli 2014 bepaalt het  vestigingseenheidnummer, dat moet ingevuld worden voor elke werknemer, in welke regio hij tewerkgesteld is en welke bijdrageverminderingen dus op hem van toepassing zijn. 

Wanneer het vestigingseenheidnummer ontbreekt of foutief is, zal de RSZ ambtshalve de vermindering voor de betrokken werknemer(s) weigeren.  De vestigingseenheid wordt als volgt omschreven: “elke plaats die men geografisch gezien kan identificeren door een adres, waar tenminste een activiteit van de onderneming wordt uitgeoefend of van waaruit de activiteit wordt uitgeoefend”. Het kan gaan om een filiaal, een magazijn, een fabriek, een atelier, … 

Aanspraak maken op subsidies 
Zowel de federale overheid als de gewesten en lokale overheden voorzien premies voor wie investeert om een eigen zaak op te starten, aan werkgevers, aan milieuvriendelijke investeringen… en maken bij de toekenning van deze subsidies gebruik van de gegevens in de KBO. 

Mogelijke verwerping van beroepskosten 
Niet alle kosten zijn automatisch beroepsmatige kosten en bijgevolg aftrekbaar. Uitgaven die een ondernemer doet, zijn in principe enkel aftrekbare beroepskosten wanneer ze gemaakt worden voor de realisatie van het doel van de ondernemer.

  • Voor een vennootschap is dat in de eerste plaats het statutair doel en vervolgens de activiteiten in KBO.
  • Voor een ondernemer natuurlijk persoon zijn dat enkel de activiteiten in de KBO. 

De kosten van activiteiten die niet vermeld zijn in de KBO kunnen dus verworpen worden. 

Regelmatige controle én indien nodig aanpassen
Voor de praktijk is het bijgevolg van het grootste belang dat de inschrijving in de KBO goed wordt gecontroleerd, en dit best niet alleen bij de opstart van de onderneming. Elke onderneming doet er goed aan om op geregelde tijdstippen na te kijken of de inschrijving nog klopt met de gevoerde activiteiten. Indien er bij de controle fouten worden vastgesteld, worden deze best zo snel mogelijk rechtgezet. Controleer ook of hoofd- en bijdoelen in de statuten nog altijd kloppen. 

KBO gegevens bijwerken 
Het Corporate Housekeeping team binnen Business Legal kan in samenspraak met cliënt de gegevens van de KBO doorlichten en bekijken welke gegevens dienen aangepast te worden rekening houdende met het maatschappelijk doel van de onderneming, de link met vergunningen en mogelijke publicaties in het Belgisch Staatsblad.

Een boeiende uiteenzetting rond MBI, opnieuw in oktober
Management Buy-In: spannend én uitdagend
Op Donderdag 7 juni organiseerde Moore Stephens Belgium in de Drongense S.M.A.K lounge, in samen werking met 3W Executive Interim Management alsook met onze partners Sherpa Law en het Business Coaches Network, een interactieve lezing omtrent Management Buy-In (MBI). Filip Van de Vliet kwam zijn persoonlijke Management Buy-In ervaring delen. Lars Raedschelders gaf meer duiding over de financieri
De vastgoedplanning verkeert in woelige wateren
Waardering vruchtgebruik: in volle (R)evolutie?
Er wordt de laatste jaren veel gezegd en geschreven over de waardering van vruchtgebruik en waar het fiscale schoentje knelt. Hieronder geven we een overzicht van de problematiek inzake waardering, de huidige tendensen  en  werpen we ook een blik op toekomstige vastgoedplanning. Waardering vruchtgebruik Waardering van vruchtgebruik: een wereld in verandering Vruchtgebruik is één
De 'use and enjoyment" regels concreet toegelicht
Goederenvervoer en daarmee nauw samenhangende diensten: nieuwe regels verduidelijkt in een circulaire
Op 31 oktober 2017 werd (oud) KB nr. 57, dat handelt over de plaats van de dienst voor goederenvervoerdiensten en daarmee samenhangende diensten, vervangen door een nieuw KB.  Dat KB trad in werking op 23 november 2017. Het verduidelijkt het oude KB deels en voert daarnaast een nieuwe regel in. Teneinde de (nieuwe) regels te verduidelijken en te bespreken, heeft de fiscus op 31 mei 2018 in da
Het verschil in behandeling wordt weggewerkt
VAA onroerende goederen: fiscus legt zich (voorlopig) neer bij rechtspraak
De FOD Financiën publiceerde op 15 mei 2018 een circulaire 2018/C/57 met betrekking tot de forfaitaire waardering van het voordeel van alle aard.
Krachtlijnen
Belangrijke wijzigingen in de verplichtingen voor maatschappen
De op 27 april 2018 gepubliceerde wet over de hervorming van het ondernemingsrecht brengt een aantal wijzigingen aan in het wetboek van vennootschappen en in het wetboek van economisch recht. Deze nieuwe regelgeving treedt in werking op 1 november 2018. Ook voor de maatschappen zullen er  enkele regels wijzigen. Hoewel er nog verduidelijkingen zullen worden gepubliceerd, geven wij hieronder r
UBO (Ultimate Beneficial Owner): de uiteindelijke begunstigden
Het UBO-register: nieuwe informatieverplichtingen op komst voor het bestuursorgaan van uw vennootschap
Door invoeging van artikelen 14/1 en 14/2 in het Wetboek van vennootschappen zijn alle vennootschappen er voortaan toe gehouden toereikende, accurate en actuele informatie over hun "uiteindelijke begunstigden" (ook wel “Ultimate Beneficial Owner” of “UBO” genoemd) in te winnen en bij te houden en te registreren in het nieuwe “UBO-register”: een centraal register waarin gegevens worde
De krachtlijnen op een rijtje
Onroerende verhuur met btw: vanaf 1 oktober 2018!
  Hoewel het nog maar een wetsontwerp is en dus nog onderhevig kan zijn aan wijzigingen, willen we toch al de krachtlijnen meegeven van de nakende revolutie in het btw landschap: onroerende verhuur met optie tot onderwerping aan btw. Historiek Van oudsher is de verhuur van onroerende goederen in principe vrijgesteld van btw (artikel 44 §3, 2° W.BTW). Er zijn slechts enkele, spe
De invoering van het huwelijksvermogensrecht
Einde van het finaal verrekenbeding of alsnog nieuw leven?
Over het finaal verrekenbeding is de laatste jaren al veel stof opgewaaid. Nadat het Hof van Cassatie in 2017 besliste in het voordeel van de belastingplichtige dat de vordering aftrekbaar was in het kader van de verschuldigde successierechten, heeft de Vlaamse decreetgever de fiscus een handje toegestoken door middel van een wetswijziging. 1. Wat is een finaal verrekenbeding en hoe werkt
Sneller systeemrisico's detecteren
Zonder Legal Entity Identifier doet uw bedrijf geen beurstransacties in 2018
Sinds 3 januari 2018 dient elke rechtspersoon die financiële instrumenten aan-of verkoopt te beschikken over een Legal Entity Identifier of kort LEI. 1. Legal Entity Identifier Een LEI is een unieke alfanumerieke code met 20 tekens waarmee elke juridische entiteit die actief is op de (al dan niet internationale) financiële markten op snelle wijze kan worden geïdentificeerd. De LEI st
Ook de ongelijke behandeling wordt onder de loep genomen
Voordeel alle aard bewoning: hoe anticiperen op het hoger of lager scenario?
De discriminatie met betrekking tot het voordeel van alle aard voor huisvesting is al meermaals aan bod gekomen. Meer bepaald betreft dit de ongelijke behandeling van dezelfde voordelen als het gaat om een terbeschikkingstelling door een eenmanszaak dan wel een terbeschikkingstelling door een rechtspersoon. In de meest voorkomende gevallen is het voordeel vanwege een vennootschap fiscaal zomaar ev

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief