De noodzaak van een correcte inschrijving in de kruispuntenbank voor ondernemingen

Elke onderneming heeft er belang bij haar  inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) up to date te houden. De KBO is een centraal register van de FOD economie waarin alle basisgegevens van ondernemingen en hun vestigingseenheden worden verwerkt. De gegevens in de KBO worden verspreid naar de verschillende overheidsdiensten (BTW, RSZ, belastingkantoren,….). 

Wie moet zich inschrijven in KBO?  
Elke ondernemer of onderneming moet zich inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) vooraleer er economische activiteiten mogen worden ontwikkeld. De volgende ondernemingen moeten zich inschrijven in de KBO:

  • de rechtspersonen naar Belgisch recht;
  • de vestigingen, instanties en diensten naar Belgisch recht die opdrachten van algemeen nut of verbonden met de openbare orde uitvoeren en over een financiële en boekhoudkundige autonomie beschikken, onderscheiden van deze van de rechtspersoon naar Belgisch publiek recht waarvan ze afhankelijk zijn;
  • de rechtspersonen naar buitenlands of internationaal recht die in België beschikken over een zetel of die zich dienen te registreren in uitvoering van een door de Belgische wetgeving opgelegde verplichting;
  • iedere natuurlijke persoon, die in België als onafhankelijke entiteit:
    - een economische en beroepsmatige activiteit gewoonlijk, hoofdzakelijk of aanvullend uitoefent
    - of die zich dient te registreren in uitvoering van een door de Belgische wetgeving opgelegde verplichting;
  • de verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid die zich dienen te registreren in uitvoering van een door de Belgische wetgeving opgelegde verplichting;
  • de vestigingseenheden van de bovenvermelde ondernemingen. 

Bij inschrijving in de KBO krijgt elke onderneming een ondernemingsnummer. Dat is een uniek identificatienummer per natuurlijke persoon of rechtspersoon, bestaande uit tien cijfers, meestal beginnend met een 0 en gevolgd door negen cijfers die tevens gelden als btw-nummer. Het gebruik van het ondernemingsnummer is wettelijk verplicht. 

Basisgegevens én alle activiteiten
De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) bevat alle basisgegevens van ondernemingen en hun vestigingseenheden. Naast alle feitelijke gegevens van de onderneming (naam, adres, …), moet bij de inschrijving in de KBO ook aangegeven worden welke activiteiten zullen worden ontwikkeld. Dit gebeurt via de zogenoemde Nacebel-codes. Met behulp van KBO Public Search kan online de publieke gegevens van elke geregistreerde onderneming en vestigingseenheid in de KBO opgezocht en geraadpleegd worden. Onjuiste of onvolledige gegevens kunnen leiden tot verkeerde conclusies bij de overheidsdiensten en verrassende kosten. 

Welke gevolgen van onjuiste of onvolledige inschrijving in de KBO?  

Geldboetes 
Er zijn geldboetes voorzien voor ondernemingen waarvan de gegevens niet correct staan vermeld in de KBO. Gelukkig worden deze zelden opgelegd. De onderneming beschikt over een periode van dertig dagen na het versturen van het schrijven om bij de erin aangewezen dienst over te gaan tot de gevraagde inschrijving, de wijziging of doorhaling. Indien de onderneming de formaliteiten niet vervult tijdens de toegekende termijn, kan de beheersdienst overgaan  tot de doorhaling van ambtswege van de onjuiste gegevens.  

Onontvankelijkheid van rechtsvorderingen
De gevolgen van een onjuiste of onvolledige inschrijving in de KBO kunnen verstrekkend zijn. Het Wetboek Economisch Recht (WER) legt immers bepaalde regels op waaraan de dagvaarding en de vordering moeten voldoen. Deze regels kunnen kort samengevat worden als volgt:

  • het ondernemingsnummer van de eisende partij moet vermeld worden op de dagvaarding; indien dat niet het geval is, zal de rechtbank een uitstel verlenen om de eiser de mogelijkheid te bieden om aan te tonen dat hij wel degelijk was ingeschreven in de KBO; indien de eiser niet kan aantonen dat hij op de datum van het inleiden van de vordering was ingeschreven in de KBO, wordt zijn vordering als onontvankelijk afgewezen;
  • wanneer de onderneming is ingeschreven in de KBO, maar haar vordering is gesteund op een activiteit waarvoor die onderneming op de datum van de inleiding van de vordering niet is ingeschreven in de KBO of die niet valt onder het maatschappelijk doel waarvoor de onderneming op deze datum is ingeschreven, is de vordering van die onderneming eveneens onontvankelijk. 

Concreet: Een onderneming die activiteiten voert waarvoor er geen inschrijving is in de KBO, zal zich niet tot de rechter kunnen wenden om betaling te bekomen van haar prestaties. De rechtbank neemt geen kennis van de grond van de zaak en zal zich beperken tot het ontoelaatbaar verklaren van de eis. Hoewel de rechtsvordering – mits regularisatie van de inschrijving – opnieuw ingesteld kan worden, dient de onderneming de gerechtskosten te dragen. 

RSZ verminderingen 
Sedert 1 juli 2014 bepaalt het  vestigingseenheidnummer, dat moet ingevuld worden voor elke werknemer, in welke regio hij tewerkgesteld is en welke bijdrageverminderingen dus op hem van toepassing zijn. 

Wanneer het vestigingseenheidnummer ontbreekt of foutief is, zal de RSZ ambtshalve de vermindering voor de betrokken werknemer(s) weigeren.  De vestigingseenheid wordt als volgt omschreven: “elke plaats die men geografisch gezien kan identificeren door een adres, waar tenminste een activiteit van de onderneming wordt uitgeoefend of van waaruit de activiteit wordt uitgeoefend”. Het kan gaan om een filiaal, een magazijn, een fabriek, een atelier, … 

Aanspraak maken op subsidies 
Zowel de federale overheid als de gewesten en lokale overheden voorzien premies voor wie investeert om een eigen zaak op te starten, aan werkgevers, aan milieuvriendelijke investeringen… en maken bij de toekenning van deze subsidies gebruik van de gegevens in de KBO. 

Mogelijke verwerping van beroepskosten 
Niet alle kosten zijn automatisch beroepsmatige kosten en bijgevolg aftrekbaar. Uitgaven die een ondernemer doet, zijn in principe enkel aftrekbare beroepskosten wanneer ze gemaakt worden voor de realisatie van het doel van de ondernemer.

  • Voor een vennootschap is dat in de eerste plaats het statutair doel en vervolgens de activiteiten in KBO.
  • Voor een ondernemer natuurlijk persoon zijn dat enkel de activiteiten in de KBO. 

De kosten van activiteiten die niet vermeld zijn in de KBO kunnen dus verworpen worden. 

Regelmatige controle én indien nodig aanpassen
Voor de praktijk is het bijgevolg van het grootste belang dat de inschrijving in de KBO goed wordt gecontroleerd, en dit best niet alleen bij de opstart van de onderneming. Elke onderneming doet er goed aan om op geregelde tijdstippen na te kijken of de inschrijving nog klopt met de gevoerde activiteiten. Indien er bij de controle fouten worden vastgesteld, worden deze best zo snel mogelijk rechtgezet. Controleer ook of hoofd- en bijdoelen in de statuten nog altijd kloppen. 

KBO gegevens bijwerken 
Het Corporate Housekeeping team binnen Business Legal kan in samenspraak met cliënt de gegevens van de KBO doorlichten en bekijken welke gegevens dienen aangepast te worden rekening houdende met het maatschappelijk doel van de onderneming, de link met vergunningen en mogelijke publicaties in het Belgisch Staatsblad.

Een interessante manier om kapitaal voordeliger te verkrijgen?
De Belgische fiscale behandeling van de afkoop van Nederlandse pensioenen in eigen beheer
Nog net voor het einde van het jaar heeft de belastingadministratie eindelijk de knoop doorgehakt en een circulaire gepubliceerd.
Nieuwe fiscale spelregels
De nieuwe wetgeving inzake autofiscaliteit: de motor op volle toeren
Traditiegetrouw staat de maand januari in België in teken van de auto. Het autosalon lokt jaarlijks 100.000en autoliefhebbers naar de Heizel. Dit jaar staan niet enkel de nieuwste automodellen in de schijnwerpers, maar ook de nieuwe wetgeving inzake autofiscaliteit gaat met de aandacht lopen. Immers op kerstdag van vorig jaar werd de nieuwe Wet tot hervorming van de vennootschapsbelasting bekrach
Wie moet deze kassa nu verplicht gebruiken?
De lang verwachte circulaire inzake de witte kassa gepubliceerd
Over het geregistreerd kassasysteem (de "witte kassa") is de laatste jaren al veel inkt gevloeid. In ruil voor een tariefverlaging voor restaurant- en cateringdiensten naar 12 % (i.p.v. 21 % - dranken uitgezonderd), werd vereist dat horecazaken met een geregistreerd kassasysteem zouden gaan werken om zo de fraude in de sector tegen te gaan. De vraag stelde zich de laatste jaren voornamelijk wie
Eenvoudig en flexibel bonus toekennen
De winstpremie sinds 1 januari 2018
De nieuwe winstpremie geeft ondernemingen de mogelijkheid om op een eenvoudige en flexibele wijze een deel van hun winst als bonus toe te kennen aan hun werknemers. De werknemers ontvangen een premie, die neerkomt op ofwel een vastgestelde som ofwel een percentage van hun loon, zonder dat aan de betrokken werknemer een stemrecht in de onderneming wordt toegekend. Begrip winstpremie en voorwaard
Verlaagd tarief vennootschapsbelasting: voordeel of nadeel voor de belastingplichtige?
Een nieuwe vereiste rond minimumbezoldiging
Het Zomerakkoord, gedeeltelijk vertaald in de Wet tot hervorming van de vennootschapsbelasting van 25 december 2017 (gepubliceerd in het Belgische Staatsblad van 29 december 2017), introduceert een verlaagd tarief vennootschapsbelasting dat tegen aanslagjaar 2021 daalt tot 25%. Onder welbepaalde voorwaarden kan een kleine vennootschap zelfs genieten van een verlaagd tarief van 20% op haar eerste s
Een aantal gereglementeerde beroepen werden afgeschaft
Afschaffing beroepsbekwaamheid in Vlaanderen: de gevolgen op een rijtje
Volgens de huidige vestigingswetgeving in België/Vlaanderen moet elke kmo, natuurlijke persoon of rechtspersoon die een handelsactiviteit wenst uit te oefenen, de nodige ondernemersvaardigheden bewijzen.
Vier actiepunten uitvoerig toegelicht
De invloed van de ATAD-richtlijn(en) op het zomerakkoord
Het is inmiddels geen nieuws meer dat het zomerakkoord de Belgische vennootschapsbelasting grondig zal hervormen. De voorgestelde hervormingen zoals opgenomen in de voorbereidende teksten van de Programmawet en de Relancewet werden op 27 oktober goedgekeurd in de Ministerraad. Het wetsontwerp van de Programmawet werd op 6 november 2017 door de regering ingediend in de Kamer van Volksvertegenwoordi
Het begrip, de invoering en de loonbetaling nader toegelicht
Glijdende uurroosters: eindelijk een wettelijk kader
Sinds de invoering van de wet kan de onderneming ervoor kiezen om een glijdend uurrooster in te voeren. 
Het decembervoorschot & het optioneel btw-stelsel komen aan bod
Kort btw-nieuws
Het decembervoorschot voor kwartaalaangevers.  Btw-belastingplichtigen die periodieke maandaangiften indienen, zijn al langer gekend met het fenomeen van het decembervoorschot. Binnenkort zullen ook de kwartaalindieners voor de eerste keer met deze verplichting rekening moeten houden. In het kader van een verdere vereenvoudiging van de btw-regelgeving en –administratie besliste de minister
In welke taal wordt u geacht uw factuur op te stellen?
Factuur, facture, invoice of Rechnung: de decreetgever bepaalt.
Facturen moeten steeds verplicht in het Nederlands worden opgesteld als je je exploitatiezetel in Vlaanderen hebt. Wil je je facturen nog in een andere taal aanbieden naast het Nederlands? Gebruik dan een meertalige factuur of een dubbele (vertaalde) factuur. De verplichte bepalingen van de factuur vallen onder de taalwetgeving Het koninklijk besluit van 18 juli 1966 houdende coördinatie van

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief