De noodzaak van een correcte inschrijving in de kruispuntenbank voor ondernemingen

Elke onderneming heeft er belang bij haar  inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) up to date te houden. De KBO is een centraal register van de FOD economie waarin alle basisgegevens van ondernemingen en hun vestigingseenheden worden verwerkt. De gegevens in de KBO worden verspreid naar de verschillende overheidsdiensten (BTW, RSZ, belastingkantoren,….). 

Wie moet zich inschrijven in KBO?  
Elke ondernemer of onderneming moet zich inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) vooraleer er economische activiteiten mogen worden ontwikkeld. De volgende ondernemingen moeten zich inschrijven in de KBO:

  • de rechtspersonen naar Belgisch recht;
  • de vestigingen, instanties en diensten naar Belgisch recht die opdrachten van algemeen nut of verbonden met de openbare orde uitvoeren en over een financiële en boekhoudkundige autonomie beschikken, onderscheiden van deze van de rechtspersoon naar Belgisch publiek recht waarvan ze afhankelijk zijn;
  • de rechtspersonen naar buitenlands of internationaal recht die in België beschikken over een zetel of die zich dienen te registreren in uitvoering van een door de Belgische wetgeving opgelegde verplichting;
  • iedere natuurlijke persoon, die in België als onafhankelijke entiteit:
    - een economische en beroepsmatige activiteit gewoonlijk, hoofdzakelijk of aanvullend uitoefent
    - of die zich dient te registreren in uitvoering van een door de Belgische wetgeving opgelegde verplichting;
  • de verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid die zich dienen te registreren in uitvoering van een door de Belgische wetgeving opgelegde verplichting;
  • de vestigingseenheden van de bovenvermelde ondernemingen. 

Bij inschrijving in de KBO krijgt elke onderneming een ondernemingsnummer. Dat is een uniek identificatienummer per natuurlijke persoon of rechtspersoon, bestaande uit tien cijfers, meestal beginnend met een 0 en gevolgd door negen cijfers die tevens gelden als btw-nummer. Het gebruik van het ondernemingsnummer is wettelijk verplicht. 

Basisgegevens én alle activiteiten
De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) bevat alle basisgegevens van ondernemingen en hun vestigingseenheden. Naast alle feitelijke gegevens van de onderneming (naam, adres, …), moet bij de inschrijving in de KBO ook aangegeven worden welke activiteiten zullen worden ontwikkeld. Dit gebeurt via de zogenoemde Nacebel-codes. Met behulp van KBO Public Search kan online de publieke gegevens van elke geregistreerde onderneming en vestigingseenheid in de KBO opgezocht en geraadpleegd worden. Onjuiste of onvolledige gegevens kunnen leiden tot verkeerde conclusies bij de overheidsdiensten en verrassende kosten. 

Welke gevolgen van onjuiste of onvolledige inschrijving in de KBO?  

Geldboetes 
Er zijn geldboetes voorzien voor ondernemingen waarvan de gegevens niet correct staan vermeld in de KBO. Gelukkig worden deze zelden opgelegd. De onderneming beschikt over een periode van dertig dagen na het versturen van het schrijven om bij de erin aangewezen dienst over te gaan tot de gevraagde inschrijving, de wijziging of doorhaling. Indien de onderneming de formaliteiten niet vervult tijdens de toegekende termijn, kan de beheersdienst overgaan  tot de doorhaling van ambtswege van de onjuiste gegevens.  

Onontvankelijkheid van rechtsvorderingen
De gevolgen van een onjuiste of onvolledige inschrijving in de KBO kunnen verstrekkend zijn. Het Wetboek Economisch Recht (WER) legt immers bepaalde regels op waaraan de dagvaarding en de vordering moeten voldoen. Deze regels kunnen kort samengevat worden als volgt:

  • het ondernemingsnummer van de eisende partij moet vermeld worden op de dagvaarding; indien dat niet het geval is, zal de rechtbank een uitstel verlenen om de eiser de mogelijkheid te bieden om aan te tonen dat hij wel degelijk was ingeschreven in de KBO; indien de eiser niet kan aantonen dat hij op de datum van het inleiden van de vordering was ingeschreven in de KBO, wordt zijn vordering als onontvankelijk afgewezen;
  • wanneer de onderneming is ingeschreven in de KBO, maar haar vordering is gesteund op een activiteit waarvoor die onderneming op de datum van de inleiding van de vordering niet is ingeschreven in de KBO of die niet valt onder het maatschappelijk doel waarvoor de onderneming op deze datum is ingeschreven, is de vordering van die onderneming eveneens onontvankelijk. 

Concreet: Een onderneming die activiteiten voert waarvoor er geen inschrijving is in de KBO, zal zich niet tot de rechter kunnen wenden om betaling te bekomen van haar prestaties. De rechtbank neemt geen kennis van de grond van de zaak en zal zich beperken tot het ontoelaatbaar verklaren van de eis. Hoewel de rechtsvordering – mits regularisatie van de inschrijving – opnieuw ingesteld kan worden, dient de onderneming de gerechtskosten te dragen. 

RSZ verminderingen 
Sedert 1 juli 2014 bepaalt het  vestigingseenheidnummer, dat moet ingevuld worden voor elke werknemer, in welke regio hij tewerkgesteld is en welke bijdrageverminderingen dus op hem van toepassing zijn. 

Wanneer het vestigingseenheidnummer ontbreekt of foutief is, zal de RSZ ambtshalve de vermindering voor de betrokken werknemer(s) weigeren.  De vestigingseenheid wordt als volgt omschreven: “elke plaats die men geografisch gezien kan identificeren door een adres, waar tenminste een activiteit van de onderneming wordt uitgeoefend of van waaruit de activiteit wordt uitgeoefend”. Het kan gaan om een filiaal, een magazijn, een fabriek, een atelier, … 

Aanspraak maken op subsidies 
Zowel de federale overheid als de gewesten en lokale overheden voorzien premies voor wie investeert om een eigen zaak op te starten, aan werkgevers, aan milieuvriendelijke investeringen… en maken bij de toekenning van deze subsidies gebruik van de gegevens in de KBO. 

Mogelijke verwerping van beroepskosten 
Niet alle kosten zijn automatisch beroepsmatige kosten en bijgevolg aftrekbaar. Uitgaven die een ondernemer doet, zijn in principe enkel aftrekbare beroepskosten wanneer ze gemaakt worden voor de realisatie van het doel van de ondernemer.

  • Voor een vennootschap is dat in de eerste plaats het statutair doel en vervolgens de activiteiten in KBO.
  • Voor een ondernemer natuurlijk persoon zijn dat enkel de activiteiten in de KBO. 

De kosten van activiteiten die niet vermeld zijn in de KBO kunnen dus verworpen worden. 

Regelmatige controle én indien nodig aanpassen
Voor de praktijk is het bijgevolg van het grootste belang dat de inschrijving in de KBO goed wordt gecontroleerd, en dit best niet alleen bij de opstart van de onderneming. Elke onderneming doet er goed aan om op geregelde tijdstippen na te kijken of de inschrijving nog klopt met de gevoerde activiteiten. Indien er bij de controle fouten worden vastgesteld, worden deze best zo snel mogelijk rechtgezet. Controleer ook of hoofd- en bijdoelen in de statuten nog altijd kloppen. 

KBO gegevens bijwerken 
Het Corporate Housekeeping team binnen Business Legal kan in samenspraak met cliënt de gegevens van de KBO doorlichten en bekijken welke gegevens dienen aangepast te worden rekening houdende met het maatschappelijk doel van de onderneming, de link met vergunningen en mogelijke publicaties in het Belgisch Staatsblad.

Een geliefde controlestructuur
De almachtige zaakvoerder van een burgerlijke maatschap : altijd fictie geweest ?
De burgerlijke maatschap is al lang een geliefde controlestructuur bij vermogensplanners. In veel gevallen willen schenkers hun vermogen niet volledig uit handen geven en wensen zij toch nog een zekere controle te behouden over hetgeen ze schenken. Zeker bij de overdracht van familiale vennootschappen willen de schenkers (vaak ouders of familieleden) nog steeds zeggenschap houden over de gang van
Het fiscale kader
Subsidies in de vennootschap: vrijgesteld of niet?
In het artikel van onze collega’s van Strategy en Operations werden kort enkele subsidies omschreven. Ze gaven daarbij aan u en uw vennootschap te kunnen bijstaan voor wat betreft subsidiebegeleiding van A tot Z.1In het kader hiervan bespreken we graag het fiscale kader rond subsidies: hoe worden de ontvangen subsidies fiscaal behandeld binnen de vennootschap? Zijn deze subsidies vrijgestel
Recht op btw-aftrek mogelijk voor kosten gemaakt bij de aankoop van aandelen
Het Ryanair arrest
Ook recht op btw-aftrek mogelijk voor kosten gemaakt bij de aankoop van aandelen indien koop finaal niet (volledig) plaatsvindt Het Europees Hof van Justitie bevestigde recent dat de btw over kosten gemaakt met betrekking tot de verwerving van aandelen aftrekbaar kan zijn, zélfs indien de verwerving uiteindelijk niet (volledig) wordt verwezenlijkt. Hiermee bevestigt het Hof van Justitie opnieu
Het kan een groter fiscaal voordeel opleveren
De investeringsaftrek: een illustratie van de opties
Ondernemingen en natuurlijke personen krijgen de mogelijkheid om hun belastbare winst te verminderen met een deel van de aanschaffings- of beleggingswaarde van investeringen.
Waardering vruchtgebruik
Nu ook klopjacht op verkoop van vruchtgebruik?
In voorgaande edities is al geschreven over de waardering van het vruchtgebruik bij de verwerving van onroerende goederen, maar er duiken de laatste tijd ook regelmatig berichten op over controles op de waardering van het vruchtgebruik bij de doorverkoop. De rechtspraak heeft echter tot nu toe het standpunt van de belastingplichtige gevolgd. Situatieschets Er is sinds enkele jaren heel wat te
De arbeidsmarkt van de toekomst
Flexibel onbelast (bij)verdienen
In België kennen we drie wettelijke sociale statuten, (i) de werknemer, (ii) de zelfstandige en (iii) de ambtenaar. Evenwel wordt vaak de vraag gesteld of deze opdeling nog afgestemd is op de snel evoluerende arbeidsmarkt waarin flexibiliteit vereist wordt en er heel wat mensen kiezen voor een ‘freelance–statuut’ of verscheidene statuten wensen te combineren. Voka pleitte in dit kader re
Vlabel spreekt verzoenende taal
Zorgt de daling van de Vlaamse verkooprechten voor een stijging van de kosten bij aankoop vruchtgebruik?
De recente tariefdaling (naar 7,00%) voor aankopen van gezinswoningen gaat gepaard met een aantal voorwaarden. Zo moet de koper een natuurlijk persoon zijn.
Belangrijke gevolgen voor burgerlijke vennootschappen en tijdelijke handelsvennootschappen
Hervorming van het ondernemingsrecht
De wet van 15 april 2018 houdende hervorming van het ondernemingsrecht treedt in werking op 1 november 2018. Deze wet introduceert een nieuw en ruim begrip “onderneming”. Hieronder worden enkele in het oog springende gevolgen toegelicht.  De burgerlijke vennootschap verdwijnt  Vanaf 01 november 2018 verdwijnt het onderscheid tussen de burgerlijke en de handelsvennootschap uit het
Wat zijn de gevolgen?
Vlabel teruggefloten door Raad van State inzake de gesplitste verkrijging en inschrijving van blote eigendom en vruchtgebruik
Na een jarenlange betwisting tussen belastingplichtigen en Vlabel, heeft de Raad van State het standpunt van Vlabel vernietigd.
Beperking van het aantal vennootschapsvormen
Help, mijn vennootschapsvorm bestaat binnenkort niet meer!
Het WVV is op komst Op 4 juni 2018 werd het “wetsontwerp tot invoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen” ingediend in de kamer, waarmee we aan de vooravond staan van de grootste hervorming van het vennootschapsrecht sinds de invoering van de gecoördineerde wetten op de handelsvennootschappen de dato 30 november 1935. Deze grondige hervorming van het vennootschapsrecht g
Hoe aftrekbaar zijn uw restaurantkosten?Download de fiscale gids

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief