Het UBO-register: nieuwe informatieverplichtingen op komst voor het bestuursorgaan van uw vennootschap

Door invoeging van artikelen 14/1 en 14/2 in het Wetboek van vennootschappen zijn alle vennootschappen er voortaan toe gehouden toereikende, accurate en actuele informatie over hun "uiteindelijke begunstigden" (ook wel “Ultimate Beneficial Owner” of “UBO” genoemd) in te winnen en bij te houden en te registreren in het nieuwe “UBO-register”: een centraal register waarin gegevens worden opgenomen over vennootschappen en hun achterliggende natuurlijke personen.

In het kader van de niet-aflatende aandacht van de Europese regelgever voor de strijd tegen witwas en de financiering van terrorisme, werden voormelde bepalingen ingevoerd door de wet van 18 september 2017, als omzetting van de vierde anti-witwasrichtlijn (Richtlijn 2015/849) naar Belgisch recht. Alleen de nieuwe verplichtingen voor vennootschappen naar Belgisch recht worden hieronder toegelicht. Vergelijkbare verplichtingen voor internationale vzw’s, stichtingen, trusts en andere juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met trusts worden buiten beschouwing gelaten.

Toereikend, accuraat en actueel en op straffe van een geldboete

Om een correcte aanleg van het UBO-register mogelijk te maken, zijn de leden van het bestuursorgaan van elke vennootschap naar Belgisch recht -ongeacht de rechtsvorm-, verplicht om toereikende en accurate informatie in te winnen, bij te houden en deze informatie up to date te houden over hun uiteindelijke begunstigden en de door hen gehouden economische belangen.

Een “uiteindelijke begunstigde” wordt gedefinieerd als:

“de natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over de cliënt of de lasthebber van de cliënt en/of de natuurlijke persoon voor wiens rekening een verrichting wordt uitgevoerd of een zakelijke relatie wordt aangegaan” ( zie ook art. 4, eerste lid, 27° wet van 18 september 2017).

Voor vennootschappen zijn dit meer bepaald:

  1. de natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in de vennootschap houden. Daarbij geldt een belang van meer dan 25% van de stemrechten, van de aandelen of van het kapitaal van de vennootschap, rechtstreeks of onrechtstreeks aangehouden, alleen of samen met anderen, als indicatie van een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang;
  2. de natuurlijke personen die via andere middelen zeggenschap hebben over de vennootschap; en
  3. de natuurlijke personen die behoren tot het “hoger leidinggevend personeel”, indien na uitputting van alle mogelijke middelen geen van de personen als bedoeld onder (i) of (ii) is geïdentificeerd, of indien er enige twijfel bestaat of de geïdentificeerde persoon of personen de uiteindelijke begunstigde(n) is/zijn.  “ (zie ook art. 4, eerste lid, 27°, a) van de wet van 18 september 2017).

Van alle uiteindelijk begunstigden dient minstens volgende informatie verzameld te worden: de naam, de geboortedatum, de nationaliteit en het adres van de uiteindelijke begunstigde en de aard en omvang van het door de uiteindelijke begunstigde gehouden economisch belang.
Deze informatie dient binnen een termijn van één maand na kennisname elektronisch geregistreerd te worden in het UBO-register.

Blijven de leden van het bestuursorgaan in gebreke hieraan te voldoen, dan stellen zij zich bloot aan een geldboete van 50 tot 5.000,00 euro(zie art. 14/2 W.Venn.).
Daarnaast moeten voormelde gegevens ook worden verstrekt worden aan de waslijst aan economische spelers die onderworpen zijn aan de verplichtingen uit de wet van 18 september 2017 én die “cliëntonderzoeksmaatregelen moeten toepassen (kredietinstellingen, verzekeringsondernemingen, notarissen, gerechtsdeurwaarders, externe accountants, …..).

Voorlopig niet uitvoerbaar

Vooralsnog blijven deze nieuwe verplichtingen praktisch onuitvoerbaar aangezien het nodige koninklijk besluit op zich laat wachten en dit naar alle verwachtingen maar in de loop van het derde kwartaal van 2018 in werking zal treden.

In dat besluit zullen alle werkingsmodaliteiten van het UBO-register worden opgenomen, zoals:

  1. wie toegang zal hebben tot de informatie in het UBO-register en volgens welke modaliteiten die toegang zal plaatsvinden;
  2. welke afwijkingen er bestaan opdat de gegevens in het UBO-register niet of slechts gedeeltelijk toegankelijk zouden zijn;
  3. welke controles zullen uitgeoefend worden in het kader van de verplichting om gegevens aan het UBO-register over te maken;
  4. op welke manier de - aan het UBO-register overgemaakte - gegevens zullen beveiligd en verwerkt worden;

Praktisch

Een voorzichtig en vooruitziend bestuurder kan in afwachting van de inwerkingtreding van het koninklijk besluit zich al voorbereiden op voormelde verplichtingen door:

  1. te zorgen voor een wettelijke vertegenwoordiger of een gevolmachtigde met een e-ID die de informatie via het elektronische platform MyMinFin in naam van de vennootschap kan invullen;
  2. te beschikken over nauwkeurige en uitvoerige informatie over de uiteindelijke begunstigden van de vennootschap en van alle juridische entiteiten waarvan de uiteindelijke begunstigden gebruikmaken om zeggenschap over uw organisatie uit te oefenen;
  3. te beschikken over bewijsstukken waaruit blijkt dat de informatie toereikend, accuraat en actueel is;
  4. te zorgen voor procedures binnen de vennootschap zodat elke wijziging in de informatie over uw uiteindelijke begunstigden binnen de maand aan het UBO-register wordt overgemaakt.
De krachtlijnen op een rijtje
Onroerende verhuur met btw: vanaf 1 oktober 2018!
  Hoewel het nog maar een wetsontwerp is en dus nog onderhevig kan zijn aan wijzigingen, willen we toch al de krachtlijnen meegeven van de nakende revolutie in het btw landschap: onroerende verhuur met optie tot onderwerping aan btw. Historiek Van oudsher is de verhuur van onroerende goederen in principe vrijgesteld van btw (artikel 44 §3, 2° W.BTW). Er zijn slechts enkele, spe
De invoering van het huwelijksvermogensrecht
Einde van het finaal verrekenbeding of alsnog nieuw leven?
Over het finaal verrekenbeding is de laatste jaren al veel stof opgewaaid. Nadat het Hof van Cassatie in 2017 besliste in het voordeel van de belastingplichtige dat de vordering aftrekbaar was in het kader van de verschuldigde successierechten, heeft de Vlaamse decreetgever de fiscus een handje toegestoken door middel van een wetswijziging. 1. Wat is een finaal verrekenbeding en hoe werkt
Sneller systeemrisico's detecteren
Zonder Legal Entity Identifier doet uw bedrijf geen beurstransacties in 2018
Sinds 3 januari 2018 dient elke rechtspersoon die financiële instrumenten aan-of verkoopt te beschikken over een Legal Entity Identifier of kort LEI. 1. Legal Entity Identifier Een LEI is een unieke alfanumerieke code met 20 tekens waarmee elke juridische entiteit die actief is op de (al dan niet internationale) financiële markten op snelle wijze kan worden geïdentificeerd. De LEI st
Ook de ongelijke behandeling wordt onder de loep genomen
Voordeel alle aard bewoning: hoe anticiperen op het hoger of lager scenario?
De discriminatie met betrekking tot het voordeel van alle aard voor huisvesting is al meermaals aan bod gekomen. Meer bepaald betreft dit de ongelijke behandeling van dezelfde voordelen als het gaat om een terbeschikkingstelling door een eenmanszaak dan wel een terbeschikkingstelling door een rechtspersoon. In de meest voorkomende gevallen is het voordeel vanwege een vennootschap fiscaal zomaar ev
Om zo financiële last te verminderen
Starterskorting op sociale bijdragen voor zelfstandigen
De starterskorting is een onderdeel van het zomerakkoord en is ingegaan op 1 april 2018. Via deze weg wil de regering de financiële last van startende zelfstandigen, die bij het begin van hun activiteit vaak lage inkomsten hebben, verminderen en zo het ondernemerschap stimuleren.  Welke zelfstandigen komen in aanmerking?  De kortingsmaatregel geldt voor alle startende zelfstandigen
Het doolhof in de personenbelasting overzichtelijker gemaakt
De aangifte in de personenbelasting: wijzigingen in het formulier voor aanslagjaar 2018
Op 6 april 2018 werd het model van het aangifteformulier voor de personenbelasting met betrekking tot aanslagjaar 2018 gepubliceerd. 
Een volledig overzicht
Uw woonlening in de aangifte personenbelasting aanslagjaar 2018
Het nieuwe aangifteformulier in de personenbelasting voor aanslagjaar 2018 is inmiddels gepubliceerd en dus is het hoog tijd om na te gaan hoe u uw woonlening correct kan invullen in uw aangifte personenbelasting. De grootste wijziging in 2017 heeft zich voorgedaan in de woonfiscaliteit van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. De overige gewesten hebben een status quo gehanteerd tegenover vorig jaa
Revolutionair arrest
Belgische administratie wordt teruggefloten: exit “subject-to-tax clause”?
Het Hof van Cassatie heeft op 25 januari 2018 een opmerkelijke uitspraak gedaan in het kader van de toewijzing van heffingsbevoegdheid voor beroepsinkomen in een internationale context. De betwisting Concreet handelde de zaak over het beroepsinkomen verkregen door een professionele wielrenner. In de periode 2007-2009 was de wielrenner door een Belgische werkgever tewerkgesteld en nam hij deel
We bekijken de krachtlijnen van deze hervorming
Na het nieuwe erfrecht volgt de ‘ingrijpende’ verlaging van de erfbelasting… of nog niet?
In navolging van de erfrechthervorming werd ook een aanpassing van de erfbelasting aangekondigd door de Vlaamse regering. 
Modernisering van het btw-stelsel
Europa kondigt grootse btw-hervorming aan: eerste wijzigingen in werking vanaf 1 januari 2019
Vanuit het besef dat het huidige btw-systeem niet meer aangepast is aan de steeds sneller evoluerende digitale en mobiele economie, ijvert de Europese Commissie sinds jaren voor een diepgaande modernisering van het btw-stelsel. Een grondige studie en zoektocht naar de manier waarop dit concreet vorm kon gegeven worden, resulteerden in december 2016 in een voorstel van de Commissie waarin vereenvou

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief