De 10 belangrijkste succesfactoren om van je 5 S-project een succes te maken

Orde en netheid naar een hoger niveau

Veel organisaties die van start gaan met een verbetertraject (of het nu LEAN, OPEX, WCM of … genoemd wordt) vangen aan met het uitvoeren van een 5 S-oefening. Die uit Japan afkomstige techniek zorgt voor een nette en ordelijke werkplek. De werkplek kan een kantoor, de mechanische werkplaats, het machinepark, de refter of om het even welke zone omvatten.

Kenmerkend voor de 5 S-techniek is dat het een eenvoudige en toegankelijke techniek is, die snel tot merkbare verbeteringen leidt. En vooral: die aanleiding geeft tot duurzame verbeteringen. Dat wil zeggen dat het zoveel meer is dan de (jammer genoeg) veel voorkomende “opruimactie-want-er-is-belangrijk-bezoek-op-komst”. Dergelijke acties kosten namelijk tijd en geld en de effecten zijn na enige tijd weer verdwenen. In LEAN termen is dat pure verspilling. 

Welnu, 5 S verzekert dat de orde en netheid blijvend naar een hoger niveau getild wordt. Met de ervaring van vele tientallen 5 S oefeningen, kan ik volgende punten vermelden die je niet uit het oog mag verliezen als je van je 5 S-projecten een blijvend succes wil maken: 

  1. Zorg voor management commitment
    Zoals bij elk veranderingstraject is het commitment van het management een absolute voorwaarde tot blijvend succes. Management dient het kader te scheppen, de visie en het belang van het project te beklemtonen, en de nodige middelen ter beschikking te stellen.
     
  2. Kies de juiste pilootprojecten en deelnemers
    5 S dien je in te voeren via pilootprojecten. Probeer niet om een hele fabriekshal in één keer aan te pakken, dat zal veel te lang duren voor je resultaten boekt en daardoor verlies je de dynamiek. Werk dus met pilootprojecten. Kies de zones zorgvuldig: plekken waar orde en netheid nu niet (altijd) voldoet aan de vereisten, maar waar het wel wenselijk of zelfs noodzakelijk is. Zones waar “iedereen” voorbij komt en dus de vordering kan vaststellen. En kies daarbij de juiste deelnemers: zorg voor een juiste mix van uitvoerenden van verschillende afdelingen en/of ploegen. Een groep van een 6-tal personen is doorgaans voldoende.
     
  3. Maak pilootzones niet te groot
    Vaak leidt het initiële enthousiasme tot (te) grote ambitie: een te grote pilootzone zorgt voor langzame vordering in het traject. Beperk de zone en werk volgens een vast schema, zodat het traject van de 5 stappen afgerond is in 3 tot maximum 4 maanden.
     
  4. Maak de resultaten meetbaar
    “Het is netter dan voorheen” of “vorige week was het precies beter opgeruimd” zijn zinnen die niet bijdragen tot verbetering. Daarom is het met de 5 S techniek zinvol om het aspect orde en netheid uit te drukken in een getal of een percentage. Dat kan perfect aan de hand van de specifieke auditlijsten die opgesteld worden per zone. Aan dat getal kan dan een streefcijfer gekoppeld worden: wordt dat cijfer behaald of overtroffen, is alles in orde. Halen we een lagere score dan het streefcijfer, worden alle “niet OK-situaties” besproken en gecorrigeerd.
     
  5. Zorg voor snelle resultaten
    Zoals hoger vermeld is het absoluut cruciaal dat de nodige veranderingen snel opgemerkt worden. Dat zorgt voor motivatie van het projectteam, maar zorgt tevens voor betrokkenheid en begrip van de overige medewerkers. Zodra zij de vraag stellen “wanneer is onze zone aan de beurt?”, weet je dat het project op goede weg is.
     
  6. Visuele communicatie
    Een sleutel tot succes is de interne marketing: zorg ervoor dat de planning, de vorderingen, de volgende stappen, … voor iedereen duidelijk zichtbaar zijn. Duid aan welke zones een 5 S traject ondergaan, geef foto’s en checklist weer, …
     
  7. Denk ook aan andere elementen zoals verspillingen vermijden, ergonomie en veiligheid, … 
    In stap 2 wordt een vaste locatie gegeven aan de verschillende benodigde artikelen. Zorg hier voor een veilige, logische, ergonomische en “verspillingsarme” opzet.
     
  8. Schakel de nodige afdelingen/medewerkers in
    Vaak is in de loop van het project een interventie gewenst of noodzakelijk van de technische dienst, de kwaliteitsdienst, logistiek, …  Door op voorhand voldoende te communiceren en ze tijdig mee in te schakelen vermijd je nodeloze discussies of vertraging.
     
  9. Blijvende interesse van leidinggevenden helpt zeker
    Niets is zo demotiverend voor een projectmedewerker dan zijn leidinggevende die geen enkele interesse vertoont in de stand van zaken of de vordering van het project. De leidinggevenden moeten op regelmatige basis interesse vertonen in het project, de geboekte vooruitgang, de planning voor het vervolg, de eventuele hinderpalen of moeilijkheden, …
     
  10. Hou vol: de 5e stap is de belangrijkste!
    Inderdaad, veel projecten lopen hier vast: te snel denken dat het project voldoende geborgd is. Zorg voor een periode van (minstens) 3 maanden waarin op wekelijkse of 2-wekelijkse basis audits uitgevoerd worden, waarna de resultaten besproken worden op het wekelijks productieoverleg of dergelijke. Slechts wanneer het echt deel van het bedrijfs-DNA geworden is, kan je de frequentie verminderen.  

Veel succes met jullie 5 S projecten. Als ervaringsdeskundige kan ik verzekeren dat dit zeer dankbare en vruchtbare projecten zijn, die niet enkel leiden tot een blijvende verbetering van orde en netheid. Het groepsgevoel, het continu verbeteren en het verhoogd respect voor gemaakte afspraken zijn waardevolle nevengevolgen. En vooral: it is great fun!

Praktijkervaring
ISO 9001: 2015, wat is er nu echt veranderd?
Verschillen Je kan op het internet allerlei vergelijkingstabellen en artikels vinden over de verschillen tussen ISO 9001:2008 en ISO 9001:2015. Daarin staat onder andere beschreven: welke nieuwe terminologie wordt gebruikt; dat de norm opgebouwd is volgens een nieuwe structuur; en dat er meer focus is op risicomanagement. Maar wat betekent dit in praktijk? Welke grote verschillen
Self Service Master Data Management
Good data = Good Supply Chain
Klantvraag Een toonaangevend farmaceutisch bedrijf, dat wereldwijd producten levert in medische domeinen zoals virologie, oncologie, infectieziekten en hart- en vaatziekten, vroeg ons om hen te helpen met de manier waarop ze gegevensbeheer organiseren. In een sterk gereglementeerde sector zoals de farmaceutische sector, net zoals in veel andere industrieën, zijn de datavolumes de
ESF lanceert drie nieuwe oproepen
Waar vindt u dat extra budget voor organisatieontwikkeling?
Het Europees Sociaal Fonds (ESF) daagt werkgevers uit om projecten op te zetten in het kader van organisatieontwikkeling. Recent werden er drie oproepen gelanceerd: Duurzaam Loopbaanbeleid, Anders Organiseren en Opleidingen in Bedrijven. Wij staan u graag bij in het uitwerken en indienen van uw projectideeën. Wat houden deze oproepen in? Wat zijn onze troeven? Wij bieden meerwa
Testimonial
Ann Taelemans (Algemeen Directeur Sint-Vincentius): “Onze manier van werken & de link tussen het zorgaanbod en inzet van middelen en personeel is nu duidelijker voor iedereen"
Ongeveer een half jaar geleden lanceerde Moore Stephens Belgium de "Sopfi" oplossing als antwoord op de Persoonsvolgende Financiering (PVF). Sopfi ondersteunt in de transitie naar de nieuwe vraaggestuurde financiering en de verdere professionalisering van het financieel management van de voorzieningen. Een kwaliteitsvol zorgaanbod steunt namelijk op slimme strategische keuzes, een adequate budgett
Persoonsvolgende Financiering (PVF)
Hoe kan Sopfi u helpen in tijden van PVF? 10 praktijkbevindingen
Sopfi werd gelanceerd in september 2017 als softwareoplossing voor de Persoonsvolgende Financiering (PVF). Inmiddels hebben meer dan 30 voorzieningen gekozen voor de PVF-oplossing Sopfi om hen te ondersteunen bij de transitie van hun financieel management naar een nieuw tijdperk. Aanvullend hebben we een tiental voorzieningen mogen begeleiden in een kort maar intensief adviestraject om de nodige s
Testimonial
Bruno De Maeyer (Gedelegeerd Bestuurder Flegado): "Dankzij Sopfi meer inzicht in de kostprijs van onze voorziening en de afzonderlijke diensten"
Ongeveer een half jaar geleden lanceerde Moore Stephens Belgium de "Sopfi" oplossing als antwoord op de Persoonsvolgende Financiering (PVF). Sopfi ondersteunt in de transitie naar de nieuwe vraaggestuurde financiering en de verdere professionalisering van het financieel management van de voorzieningen. Een kwaliteitsvol zorgaanbod steunt namelijk op slimme strategische keuzes, een adequate budgett
Opstart van nieuwe functie ‘Operations Support Engineer’
Optimalisatie van productieomgeving bij Grada International
Opstart van nieuwe functie Operations Support Engineer Klantvraag Grada International, opgericht in 1963, is een gevestigde waarde in de wereld van ventilatie en airconditioning. Het bedrijf produceert meer dan 22.000 producten op het gebied van luchtverdeling. Dankzij de hoogwaardige afwerking, korte levertermijnen en uitstekende klantenservice heeft Grada International zich gepositioneerd al
Herinrichting magazijn in Lebbeke
Logische flow in supply chain bij Caroline Biss
Klantvraag Caroline Biss -een Belgisch familiebedrijf uit Lebbeke- maakte aanvankelijk jurken voor de grootdistributie. Vandaag brengen ze klassevolle damesmode en staat het bedrijf voor tijdloze elegantie. Naast de productie (met twee eigen fabrieken in Bulgarije), hebben ze ook het transport in eigen hand. Door een significante groei in omzet, namen ook de activiteiten binnen de organi
Industrie 4.0 in Actie
Een terugblik op CIMCIL Symposium 2017
“The science fiction of yesterday is becoming the reality of today”. Met deze slagzin lanceerde Dirk Roelens het tweede CIMCIL Symposium.
Productieproces volledig afgestemd op de noden van de klant
Volvo Car Gent neemt de productie van dashboards in eigen handen
Klantvraag Na 30 jaar van outsourcing koos Volvo Car Gent er in zijn huidige car line portfolio voor om enkele onderdelen opnieuw binnenshuis te produceren. In 2014 besliste het bedrijf al om de productie van de tunnelconsoles en dakbekleding opnieuw intern te organiseren, iets wat voordien bij Johnson Controls Automotive in Assenede gebeurde. In 2016 moest in allerijl ook de productie van de

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief